Apa Itu Payroll? Cari Tahu Penjelasan Lengkapnya, Yuk

Untuk membayar gaji karyawan, penerapan sistem payroll jadi prioritas dalam perusahaan. Apa pun posisi Anda, baik sebagai karyawan, pemimpin, atau pemilik perusahaan, mengetahui cara kerja payroll jelas penting. Mari simak penjelasan berikut ini.

Apa Itu Payroll?

Sumber : Envato 

Payroll adalah suatu sistem penggajian yang bersifat administratif dalam menghitung gaji karyawan sebuah perusahaan pada periode tertentu. Seperti kita tahu, setiap bulan bagian SDM akan memperhitungkan besaran gaji yang dibayarkan dengan mempertimbangkan beberapa faktor, antara lain:

• Kehadiran
• Tunjangan 
• Potongan, denda, atau utang
• Bonus atau insentif
• Biaya asuransi kesehatan, BPJS, pensiun, atau iuran lain.

Banyaknya komponen gaji karyawan jelas membutuhkan perhitungan yang teliti. Menghitung manual bukan opsi terbaik karena rentan mengalami human error. 

Keberadaan sistem payroll jelas mempermudah proses penghitungan gaji karyawan. Tak hanya mudah, tetapi juga praktis dan jauh lebih efisien. Dengan begitu pihak SDM dapat mengatur penggajian dan membayarkannya tepat waktu.

Fungsi Payroll

Sumber : Pexels

Dari kacamata perusahaan, Anda dapat memahami fungsi payroll dalam poin-poin berikut.

Menyimpan data perusahaan dengan aman dan terintegrasi

Ada banyak komponen yang menentukan besaran gaji karyawan tiap periode. Bayangkan jika Anda mencatat setiap hal pada tempat terpisah dan harus mengambil data satu per satu. Rumit, menguras tenaga, plus membuang waktu. 

Sistem payroll akan memastikan semua data karyawan tersimpan dengan aman sekaligus terintegrasi. Setiap input data tercatat rapi dan dapat terlacak untuk mempermudah proses verifikasi.

Menghitung penggajian secara otomatis

Penggunaan sistem payroll juga mendukung penghitungan gaji secara otomatis. Dengan pencatatan data yang rapi, sistem bisa menghitung gaji masing-masing karyawan lebih akurat. 

Dengan penghitungan gaji otomatis, gaji dapat dibayarkan tepat waktu. Jadi, Anda tetap bisa menggaji karyawan menurut jadwal, sekalipun tanggal tersebut jatuh pada weekend.

Menyesuaikan kebutuhan perusahaan 

Umumnya sistem payroll yang disediakan pihak ketiga dapat diatur sesuai kebutuhan perusahaan. Sistem lama bisa dilebur atau diperbarui tanpa mengganggu proses bisnis perusahaan, sekaligus berjalan beriringan dengan sistem manajemen bagian SDM.

Meniadakan human error dalam penggajian

Dengan perhitungan otomatis, risiko munculnya human error dapat ditekan seminimal mungkin. Peran ketepatan input data jadi kunci utama. Maka, perlu ada mekanisme verifikasi untuk memastikan data tersebut benar. 

Staf SDM berperan memantau proses input data tersebut. Jadi, jika ada kesalahan atau kendala dalam sistem, mereka bisa langsung merespons. Alhasil, pelaksanaan payroll perusahaan lebih efektif dan efisien.

Manfaat Payroll

Sumber : Pexels

Kemudian, apa saja manfaat payroll yang bisa dirasakan oleh karyawan maupun perusahaan? 

Merekam semua data yang dibutuhkan 

Keberadaan sistem payroll membantu bagian SDM melihat kalender setiap karyawan. Dalam sistem, data presensi, lembur, sakit, izin, cuti, atau alpa terlihat jelas. 

Berdasarkan data tersebut, sistem menghitung gaji yang harus dibayarkan. Plus, komponen lain yang menunjang besaran gaji, seperti potongan atau utang jika ada. 

Merinci laporan gaji bulanan

Penerapan sistem payroll memungkinkan bagian SDM memberikan laporan gaji bulanan setiap karyawan secara rinci. Rincian tersebut mencantumkan besaran gaji pokok, tunjangan, potongan pajak, asuransi atau BPJS, dan komponen lain. 

Jika ditemukan perbedaan atau kesalahan, karyawan bisa segera mengurusnya ke bagian SDM. Bagi karyawan, mengetahui besaran komponen gaji membantu mereka memahami berapa total take home pay yang didapat.

Meringankan pekerjaan bagian SDM dan keuangan

Payroll mampu meringankan pekerjaan bagian SDM dan keuangan. Pasalnya, sistem ini mampu menghemat waktu dan tenaga mereka dalam segala hal. Mulai dari pencatatan kehadiran, verifikasi penggajian, hingga perpajakan, semua terintegrasi pada satu sistem. 

Jenis Payroll

Sumber : Pexels

Setiap perusahaan punya kebutuhan berbeda dalam membayarkan gaji karyawan. Itu sebabnya, terdapat beberapa jenis payroll yang bisa Anda gunakan sesuai kondisi perusahaan.

Payroll service

Jenis payroll ini relatif populer di perusahaan-perusahaan Indonesia. Data yang dimasukkan langsung tersimpan otomatis pada server internal milik perusahaan. Meski begitu, perusahaan perlu membangun dan menyediakan beberapa hal agar sistem ini bisa berjalan lancar serta terintegrasi baik.

Payroll hosted

Sistem ini juga disukai karena perusahaan tidak perlu membuat server sendiri atau membeli software. Keterlibatan pihak ketiga dibutuhkan selaku host lokasi penyimpanan data. Walau melibatkan pihak ketiga, keamanan data yang disimpan tetap terjamin. 

Cloud payroll

Sesuai namanya, sistem satu ini mengandalkan server cloud untuk menyimpan data perusahaan. Fleksibilitas dan jaminan keamanan jadi keunggulan cloud payroll. 

Begini Cara Kerja Payroll

Sudah membayangkan bagaimana cara kerja payroll? Mekanisme sistem ini umumnya mencakup tiga tahapan, yaitu:

Pre-Payroll

Dalam tahapan ini semua data terkait komponen penggajian akan dihitung. Selain presensi, lembur, cuti, dan tunjangan, iuran wajib juga harus diperhitungkan. 

Bagian SDM memeriksa dan memvalidasi data apakah sudah akurat dan tidak ada yang terlewat. Penggunaan sistem HRIS yang telah terintegrasi efektif menuntaskan tahapan ini.

Payroll

Setelah semua data sudah divalidasi, data tersebut dimasukkan dalam sistem payroll agar bisa diproses. Semua komponen gaji melalui tahap finalisasi dan memunculkan besaran gaji karyawan bersih. Jika data sudah benar, pemeriksaan serta verifikasi ketepatan data dilakukan kembali sebelum berlanjut ke pembayaran. 

Post-Payroll

Pada tahapan ini bagian SDM berkoordinasi dengan keuangan untuk mencatat transaksi penggajian, termasuk potongan pajak. Sesudah tercatat pengeluarannya, bagian keuangan akan membayarkan gaji lewat rekening perusahaan. 

Sistem payroll juga mempermudah penerbitan slip gaji langsung ke email atau akun karyawan. Jadi, semua proses penggajian sudah terdokumentasi rapi dalam sistem, pencatatan dan pelaporan pun jauh lebih mudah.

Baca juga: https://flip.id/business/blog/solusi-untuk-otomasi-transfer-gaji-karyawan

Contoh Payroll

Sumber : Pexels

Mempelajari sesuatu lebih mudah jika dibarengi contoh. Sebagai gambaran, berikut contoh payroll yang bisa Anda terapkan.

Contoh payroll hitungan bulanan 

Untuk menghitung gaji karyawan tetap secara bulanan, Anda harus tahu dahulu besaran gaji selama satu tahun. Lalu, jumlah gaji setahun itu dikurangi besaran pendapatan tidak kena pajak (PTKP). Terakhir, kurangi lagi hasilnya dengan PPh 21 per bulan. Begini ilustrasinya.

Contoh payroll hitungan prorata

Pembayaran gaji secara prorata berlaku saat perusahaan mempekerjakan karyawan secara paruh waktu atau dalam jangka pendek. Untuk menghitung gajinya, dibutuhkan rumus berikut:

Contoh: 

Andari bekerja di PT Sentosa mulai 15 Juli 2022 dengan gaji Rp3.500.000. Pada bulan tersebut, Andari bekerja selama 14 hari terhitung tanggal 15 Juli sampai 30 Juli 2022. 

Jumlah gaji yang diterima Andari adalah (14/25) x Rp3.500.000 = Rp1.960.000.

Demikian penjelasan mengenai arti payroll berikut fungsi, manfaat, jenis, cara kerja, serta contoh payroll. Menggunakan sistem payroll adalah pilihan terbaik untuk mempermudah proses penggajian. 

Lalu, lengkapi sistem payroll perusahaan Anda dengan memanfaatkan fitur Money Transfer dari Flip for Business. Dalam sekali klik, Anda bisa menyelesaikan pembayaran bisnis lebih ke 20.000 tujuan secara real-time. Yuk, hemat waktu dan biaya Anda bersama Flip for Business!