Pahami Aplikasi Gaji Karyawan: Definisi, Tips Memilih serta Manfaatnya

Berdasarkan survei CFO Indicator Survey 2021—yang dirilis oleh Workday, riset ini menemukan bahwa tim keuangan di suatu perusahaan hanya menghabiskan 17% waktu mereka untuk melakukan aktivitas strategis. Sementara itu, 50% dari waktu para pekerja keuangan justru dihabiskan untuk melakukan pemrosesan transaksi. 

Itulah mengapa, aplikasi gaji karyawan dianggap sangat penting dalam mendongkrak efisiensi transaksi bisnis saat ini. Untuk itu, yuk cari tahu lebih jauh tentang pengertian aplikasi penggajian karyawan, serta cara memilih dan manfaat yang dimilikinya. 

Sumber : Envato

Pengertian Aplikasi Gaji Karyawan 

Aplikasi gaji karyawan adalah sejenis aplikasi yang dipakai dalam mengelola, mengatur, dan mengotomatisasi pembayaran upah kepada para karyawan. Dengan memanfaatkan software gaji karyawan, tim keuangan di perusahaan dapat melacak semua transaksi pembayaran dengan lebih mudah dan cepat. 

Keberadaan aplikasi tersebut juga memudahkan staf keuangan dalam mencatat semua transaksi pembayaran perusahaan. Dalam praktiknya, penggunaan aplikasi penggajian bisa dipilih sesuai harga dan fungsionalitasnya, atau bisa juga disesuaikan dengan skala bisnis yang dimiliki. 

Cara Memilih Aplikasi Gaji Karyawan yang Tepat 

Kini, tersedia berbagai pilihan software gaji karyawan untuk meningkatkan efisiensi bisnis. Namun, perusahaan tentunya tidak boleh memilih aplikasi penggajian online secara sembarangan. Agar bisa benar-benar memenuhi kebutuhan transaksi di perusahaan Anda, berikut ini beberapa tips memilih aplikasi gaji karyawan yang tepat. 

Memperhatikan kebutuhan perusahaan

Sebelum menentukan aplikasi penggajian karyawan yang hendak dipakai, pahami dahulu kebutuhan perusahaan. Dengan demikian, target dan tujuan dari perusahaan bisa dicapai dengan lebih mudah. Untuk itu, pertimbangkan dahulu beberapa aspek kebutuhan yang penting untuk perusahaan Anda, seperti misalnya berapa anggaran yang ingin dikeluarkan untuk membeli aplikasi tersebut atau apa saja fitur yang dibutuhkan tim keuangan.

Memilih aplikasi berbasis cloud

Aplikasi penggajian online berbasis cloud kini makin sering digunakan di kalangan pelaku bisnis. Pasalnya, sistem yang memanfaatkan teknologi cloud dinilai sangat membantu dalam meningkatkan efisiensi seluruh aktivitas operasional di perusahaan, khususnya dalam hal penggajian. Karena dengan memakai aplikasi penggajian berbasis cloud, staf keuangan akan lebih mudah mengakses dan mengelola administrasi karyawan dalam satu sistem yang terpusat. 

Menyediakan beragam fitur yang mumpuni

Cari tahu juga ragam fitur yang ditawarkan untuk mengetahui apakah aplikasi tersebut memang cocok dengan kebutuhan perusahaan. Aplikasi yang dipilih tentunya harus dapat memudahkan kerja tim keuangan untuk menghitung gaji karyawan, khususnya yang terkait dengan komponen-komponen yang mempengaruhi penggajian (asuransi kesehatan karyawan, tunjangan, upah lembur, dan lain sebagainya). 

Memiliki tingkat keamanan yang baik

Tentunya, keamanan data menjadi aspek penting yang harus dipertimbangkan saat memilih software penggajian. Maka dari itu, pastikan untuk memilih aplikasi yang dapat memberi jaminan keamanan yang baik dan mampu menjaga kerahasian data karyawan Anda. Karena hanya cara itu, Anda bisa memastikan bahwa semua dokumen, data transaksi, ataupun kontrak yang terkait dengan karyawan tersimpan secara aman dalam sistem cloud yang memiliki keamanan berlapis atau andal. 

Menyediakan support service yang baik

Dalam memilih aplikasi penggajian karyawan yang tepat, pertimbangkan pula kualitas support service yang ditawarkan penyedia aplikasi tersebut. Anda perlu memastikan bahwa aplikasi yang dipilih telah dibekali layanan pelanggan yang mumpuni sehingga proses perbaikan bisa dilakukan secara cepat dan praktis. Bagaimanapun, kesigapan dalam mengatasi kendala yang terjadi selama pemakaian aplikasi menjadi hal penting yang perlu diperhatikan perusahaan saat memilih software penggajian. 

Menawarkan teknologi yang mudah digunakan

Esensi dari penggunaan aplikasi penggajian adalah untuk memudahkan pekerjaan. Oleh sebab itu, pilihlah aplikasi yang menawarkan teknologi yang mudah digunakan. Dengan demikian, orang yang menangani masalah penggajian bisa cepat beradaptasi dengan aplikasi gaji tersebut dan mampu menggunakannya secara maksimal. 

Berbagai Manfaat Aplikasi Gaji Karyawan 

Sudah saatnya beralih ke aplikasi penggajian online yang lebih praktis karena pengelolaan data secara manual memiliki tingkat risiko kesalahan yang tinggi. Untuk itu, mari simak beberapa manfaat menggunakan aplikasi gaji karyawan di bawah ini.

Memudahkan dalam penghitungan ataupun pemotongan gaji

Software gaji karyawan dapat dengan mudah dihubungkan ke berbagai sistem kepegawaian, khususnya yang terkait dengan masalah presensi. Hal itu tentunya akan memudahkan tim keuangan untuk menghitung gaji karyawan secara tepat, sesuai dengan bonus, tunjangan, ataupun potongan yang seharusnya diterima oleh para pekerja. 

Membuat slip gaji dalam format digital

Manfaat lain yang bisa didapat dari penggunaan aplikasi penggajian adalah kemudahan membuat slip gaji dalam format digital. Jadi, slip tidak perlu dicetak secara manual yang tentunya bisa menghemat pengeluaran perusahaan dalam hal biaya cetak. Di sisi lain, slip gaji dengan format digital dinilai lebih akurat karena bisa menampilkan semua data secara rinci dan lebih minim kesalahan (ketik) seperti yang kerap ditemukan pada slip gaji manual. 

Memastikan kebijakan penggajian sudah sesuai aturan yang berlaku

Dalam menjalankan bisnisnya, perusahaan harus mematuhi segala aturan yang berlaku di dunia usaha. Hal ini khususnya berkaitan dengan urusan perpajakan. Sebagaimana diketahui, pemerintah telah menetapkan sejumlah aturan terkait pungutan pajak penghasilan, mulai dari urusan iuran jaminan kesehatan dan ketenagakerjaan. 

Dengan bantuan aplikasi gaji karyawan, Anda tentu dapat dengan mudah memastikan bahwa kebijakan penggajian di perusahaan sudah sesuai dengan aturan. Hal ini karena proses penerapan pajak penghasilan hingga masalah laporan keuangan bisa tercatat dan terkelola dengan baik dengan pemanfaatan aplikasi penggajian yang mumpuni. 

Memudahkan penyimpanan dan akses data penggajian 

Aplikasi penggajian karyawan online umumnya menyimpan data dalam cloud yang menggunakan kata sandi untuk memastikan keamanannya. Basis data tersebut juga hanya bisa diakses oleh orang yang berwenang dan dapat dilakukan di mana saja, asalkan ada koneksi internet. Tentunya, aplikasi gaji karyawan akan sangat membantu dalam penyimpanan dan pengelolaan data penggajian karyawan. Pun, setiap saat dibutuhkan, perusahaan bisa mengakses data dengan cepat.  

Dalam hal ini, Flip for Business bisa menjadi solusi terbaik untuk meningkatkan manajemen gaji di perusahaan Anda. Layanan ini dapat membantu Anda untuk mengirim ke 20.000 rekening tujuan sekaligus, hanya dalam hitungan menit saja. Tidak hanya itu, layanan ini juga datang dengan berbagai solusi terintegrasi guna memenuhi segala kebutuhan transaksi bisnis, mulai dari verifikasi otomatis untuk mencegah terjadinya transfer dobel hingga kemudahan akses via dashboard.