Reimbursement: Penjelasan Lengkap dan Cara Pengajuannya!

Demi melancarkan aktivitas bisnis, setiap karyawan yang bekerja di sebuah perusahaan harus memahami pengertian reimbursement atau kadang disebut reimburse. Apa itu? Artikel ini akan mengulasnya secara lebih lanjut.

Dalam dunia bisnis, tidak jarang seorang karyawan menggunakan uang pribadi terlebih dahulu untuk kepentingan perusahaan. Selanjutnya, ia baru akan meminta ganti kepada perusahaan. Nah, secara umum, aktivitas inilah yang dimaksud dengan reimburse.

Sumber : Glints

Apa Itu Reimbursement?

Jika diterjemahkan dari bahasa Inggris ke bahasa Indonesia, istilah reimburse memiliki makna penggantian. Artinya, kegiatan ini memang dilakukan untuk mengganti apa yang seharusnya menjadi hak karyawan, tetapi karena suatu hal harus digunakan untuk kepentingan perusahaan.

Mengutip dari laman Investopedia, reimburse merupakan bentuk kompensasi yang diberikan oleh perusahaan kepada para karyawan untuk biaya out of pocket (dikeluarkan dari kantong sendiri). Oleh sebab itu, dalam aktivitas bisnis, seorang karyawan tidak akan pernah rugi ketika harus mengeluarkan dana pribadi untuk kepentingan perusahaan.

Namun demikian, supaya lebih jelas, sebaiknya Anda memastikan kepada bagian keuangan di perusahaan terkait aturan reimburse ini. Hal ini penting karena setiap perusahaan pasti memiliki aturan masing-masing terkait reimburse.

Bahkan, tidak semua pengeluaran pribadi untuk urusan bisnis dapat diklaim penggantiannya ke perusahaan. Jadi, jika sudah tahu ‘aturan main’ perusahaan terkait reimburse, Anda tidak akan melanggar aturan tersebut, sehingga tidak akan boncos alias rugi.

Jenis-Jenis Reimbursement

Ada tiga jenis reimburse yang umum digunakan untuk mengganti keperluan perusahaan. Ketiga jenis reimburse tersebut ialah legal, insurance, dan taxes. Berikut adalah penjelasan detailnya!

1. Legal (Hukum)

Secara sederhana, jenis reimburse ini merupakan pembayaran pengganti atas uang dan waktu yang ditanamkan (diinvestasikan) dalam pertumbuhan dan prospek keuangan. Biasanya, jenis reimburse ini lebih dikenal dengan istilah tunjangan reimburse.

2. Insurance (Asuransi)

Dalam dunia asuransi, kita juga tak lepas dari keberadaan reimburse. Umumnya, pengajuan reimburse ini dilakukan oleh pemegang polis (surat perjanjian) asuransi saat ia harus segera mendapat tindakan medis, tetapi pihak asuransi belum bisa dihubungi. Alhasil, biaya tindakan medis yang diberikan harus ditanggung dulu secara mandiri.

Setelah itu, barulah dilakukan reimburse ke perusahaan asuransi untuk menggantikan biaya tindakan medis yang telah dikeluarkan sebelumnya.

3. Taxes (Pajak)

Di sini, reimbursement adalah penggantian dana untuk para karyawan wajib pajak karena mereka sudah membayarkan pajak penghasilannya secara mandiri. Padahal, sebelum gaji diberikan, ia sudah dipotong untuk keperluan pajak. Oleh sebab itu, karyawan dapat mengajukan reimburse.

Baca juga: Pahami Lebih Dalam Tentang Pajak!

Hal-Hal yang Bisa Di-reimburse

Seperti yang sudah dipaparkan di atas, memang tidak semua hal bisa di-reimburse. Namun, tetap ada banyak hal yang bisa di-reimburse. Hal-hal tersebut secara umum terangkum dalam tiga tipe pengeluaran berikut ini!

1. Pengeluaran untuk Biaya Perjalanan Bisnis

Perjalanan bisnis dalam suatu perusahaan umumnya dilakukan dengan anggaran yang jelas. Namun demikian, ketika Anda mendapat tugas untuk melakukan perjalanan bisnis, Anda harus tetap mempersiapkan dana yang cukup untuk berjaga-jaga. Hal tersebut karena tidak jarang keperluan yang dianggarkan tidak sesuai kenyataan di lapangan.

Nah, pengeluaran dengan dana pribadi untuk menutup segala keperluan perjalanan bisnis ini nantinya bisa dimasukkan dalam klaim reimbursement saat perjalanan bisnis telah usai. Satu hal yang perlu diperhatikan di sini ialah, Anda harus menyimpan semua bukti pembayaran demi memudahkan proses klaim ke perusahaan.

2. Pengeluaran untuk Biaya Operasional Bisnis

Jika Anda adalah karyawan, Anda pasti pernah membutuhkan sesuatu untuk keperluan operasional bisnis, tetapi belum disediakan oleh perusahaan. Saat itu, biasanya Anda akan membeli sendiri kebutuhan tersebut atas persetujuan atasan. Nah, biaya yang dikeluarkan untuk membeli kebutuhan itu, bisa masuk klaim reimburse.

Misalnya, pembelian alat tulis kantor (ATK), penggunaan pulsa pribadi untuk kepentingan perusahaan, sewa tempat meeting, dan sebagainya. Selama nota transaksi aman, maka proses klaim juga mudah untuk dilakukan.

3. Pengeluaran untuk Biaya Kesehatan

Untuk biaya kesehatan, reimbursement dapat dilakukan apabila seorang karyawan sakit dan harus mendapat perawatan medis secara intensif. Semua biaya yang dikeluarkan, bisa diklaim ke perusahaan selama aturannya memang demikian.

Namun, kini banyak perusahaan yang menerapkan sistem tunjangan BPJS untuk membantu karyawan jika bermasalah dengan kesehatannya. Oleh sebab itu, ketika ia sakit, maka tidak perlu melakukan reimburse karena semua biaya sudah ditanggung BPJS.

Cara Pengajuan

Pengajuan reimbursement kepada perusahaan sangat mudah untuk dilakukan, asalkan semua syaratnya terpenuhi. Berikut adalah langkah-langkahnya!

1. Menyiapkan persyaratan dokumen yang diperlukan. Bentuknya biasanya berupa nota atau bukti pembayaran yang sah, seperti invoice, resep obat, kuitansi, dan sebagainya. Pastikan juga dokumen-dokumen tersebut asli, bukan sakadar fotokopi.
2. Jika semua dokumen persyaratan sudah terpenuhi, segera ajukan reimburse ke perusahaan. Hal ini penting mengingat proses klaim ini terkadang membutuhkan waktu yang relatif lama. Di samping itu, jika tidak segera diajukan, bisa saja dokumen yang telah Anda kumpulkan hilang, atau sudah tidak bisa diajukan karena sudah di luar masa berlakunya. Hal ini sesuai kebijakan masing-masing perusahaan.
3. Jangan lupa melakukan pengecekan ulang terhadap hal-hal yang di-reimburse-kan. Jangan sampai Anda meminta penggantian dana, sementara dana tersebut ternyata bukan untuk keperluan perusahaan. Ini termasuk perbuatan curang.
4. Terakhir, jika reimbursement disetujui dan Anda mendapat pengembalian dana, maka sebaiknya Anda hitung kembali jumlah dana yang diberikan pada saat itu juga di depan pihak perusahaan. Ini untuk menghindari adanya kesalahan jumlah dana. Jika memang kurang, Anda bisa segera meminta untuk ditambahkan.

Hal-Hal yang Harus Dihindari

Dalam pengajuan reimburse ke perusahaan, ada beberapa hal yang harus dihindari demi memperlancar proses pengajuan sekaligus menghindari hal-hal yang tidak diinginkan. Beberapa hal yang dimaksud di antaranya ialah sebagai berikut!

1. Pengeluaran fiktif, yaitu pengeluaran yang hanya dibuat-buat, tetapi sebenarnya tidak ada wujudnya dan tidak pernah dilakukan.
2. Multiple reimbursement, yaitu perilaku curang dengan mengajukan reimburse terhadap pengeluaran yang sebenarnya tidak dilakukan untuk kepentingan perusahaan.
3. Pengeluaran yang salah, yaitu tindakan melihat pengeluaran pribadi sebagai pengeluaran bisnis, kemudian mengajukan reimburse.
4. Pengeluaran berlebih, yaitu membuat bukti pengeluaran palsu dengan menambahkan atau meninggikan jumlah nominal pada pengeluaran yang sebenarnya.

Demikian, itulah ulasan lengkap mengenai reimbursement dalam transaksi perusahaan beserta jenis dan cara untuk mengajukannya secara mudah. Setiap perusahaan tentu memiliki aturan masing-masing terkait pengajuan reimburse ini, sehingga informasi pengajuan di atas bisa saja berbeda. Namun, secara umum intinya akan tetap sama.

Dalam hal ini, Flip for Business bisa menjadi solusi terbaik untuk meningkatkan manajemen pembayaran reimbursement di perusahaan Anda. Layanan ini dapat membantu Anda untuk mengirim ke 20.000 rekening tujuan sekaligus, hanya dalam hitungan menit saja. Tidak hanya itu, layanan ini juga datang dengan berbagai solusi terintegrasi guna memenuhi segala kebutuhan transaksi bisnis, mulai dari verifikasi otomatis untuk mencegah terjadinya transfer dobel hingga kemudahan akses via dashboard.