Jangan Tertukar, Ini Perbedaan Purchase Order dan Invoice

Tahukah Anda apa perbedaan purchase order dan invoice? Sekilas keduanya memang terlihat mirip, sama-sama berperan penting dalam kelancaran transaksi jual beli. 

Namun, belum banyak orang mengerti perbedaan mendasar keduanya. Nah, untuk memperlancar penjualan bisnis Anda, mari simak ulasan tentang purchase order, invoice, serta perbedaan dan persamaannya.

Perbedaan Purchase Order dan Invoice

Sumber : Pexels

Dari segi nama keduanya jelas menyiratkan fungsi berbeda. Agar lebih jelas, ini deretan perbedaan purchase order dan invoice yang perlu Anda ketahui.

Definisi

Purchase order atau sering disingkat PO merujuk pada suatu dokumen yang memuat konfirmasi resmi atas sebuah pesanan. Pembeli mengajukan PO kepada pemasok guna membeli suatu barang atau jasa. 

PO perlu dibuat agar pesanan pembelian tersebut diterima dengan jelas oleh penjual atau vendor. Dengan begitu, risiko terjadinya kesalahan pemesanan bisa dihindari.

Sementara itu, invoice merupakan dokumen yang diterbitkan penjual kepada pembeli sebagai permintaan pembayaran terhadap transaksi pembelian. Orang mengenal invoice dengan sebutan nota faktur.

Dengan kata lain, invoice adalah tindakan penagihan atas pembelian yang telah terjadi. Dokumen ini juga menjadi catatan resmi suatu transaksi jual beli.

Waktu pengiriman

Perbedaan purchase order dan invoice paling signifikan ada pada faktor waktu pengiriman. PO biasanya diterbitkan sebelum barang dikirim atau jasa diberikan. 

Sebagai bentuk permintaan pembelian, PO juga memuat instruksi terkait waktu pengiriman yang diharapkan pembeli. Dari sudut pandang penjual, PO menjadi sumber informasi penting dalam mempersiapkan dan mengirimkan pesanan. 

Bagaimana dengan invoice? Dokumen ini justru dikeluarkan usai barang atau jasa diterima oleh pembeli. Segera setelah barang diterima, penjual mengirimkan invoice guna menagih pembayaran kepada pembeli.

Fungsi

Berdasarkan fungsinya, perbedaan purchase order dan invoice dapat diuraikan sebagai berikut.

Purchase order

• Menjelaskan secara rinci transaksi jual beli yang terjadi. Baik pembeli maupun penjual sama-sama bisa memanfaatkan PO sebagai dasar dalam menyelesaikan kewajibannya masing-masing.
• Menjamin ketersediaan stok barang. PO membantu penjual menyiapkan dan menyisihkan stok barang yang dipesan pembeli. Kemudian, pesanan ini akan dikirim sesuai waktu yang telah disepakati.
• Mengelola pesanan lebih mudah. Ini penting jika terjadi kendala pengiriman. Pembeli bisa melacak status pemesanan barang kepada penjual berbekal informasi PO.
• Mengikat kedua belah pihak yang terlibat transaksi secara hukum. PO dapat menjadi bukti hukum yang sah apabila muncul masalah antara pembeli dan penjual. Keberadaan PO juga membantu pembeli terhindar dari kesalahan yang berisiko merugikan perusahaan.
• Membantu pemetaan anggaran. Dokumen PO mempermudah perusahaan untuk memetakan anggaran sesuai kebutuhan operasional. Jadi, dana yang digunakan pun lebih terkendali.
• Sebagai bukti transaksi bisnis yang sah. Saat melakukan audit keuangan, PO berfungsi sebagai bukti tertulis kepada auditor, bank, atau lembaga perpajakan yang menunjukkan keabsahan suatu transaksi.

Invoice

• Memproyeksikan besar pengeluaran perusahaan. Invoice mencantumkan pembelian secara rinci dan akurat. Besar pengeluaran untuk suatu pos atau kegiatan bisa diketahui secara akurat. Dokumen ini dapat memproyeksikan berapa besar pengeluaran perusahaan di masa mendatang lewat penyusunan anggaran yang transparan.
• Melacak pembayaran transaksi yang telah terjadi. Invoice memberi keleluasaan bagi perusahaan untuk melacak pembayaran secara formal. Mulai dari berapa uang yang telah dihabiskan untuk operasional perusahaan hingga mana tagihan yang belum dilunasi. 
• Sebagai alat penagih pembayaran barang atau jasa. Penjual dapat mengajukan penagihan secara formal kepada pembeli karena telah memenuhi kewajibannya usai mengirimkan barang atau memberi jasa.

Isi atau format

Perbedaan purchase order dan invoice berikutnya tentu saja dari segi isi atau format. Coba perhatikan tabel berikut.

Persamaan Purchase Order dan Invoice

Sumber : Pexels

Meskipun ada perbedaan purchase order dan invoice, kedua dokumen ini mempunyai beberapa persamaan yang kadang membuatnya tertukar. Berikut beberapa faktor kemiripan keduanya.

• PO dan invoice berfungsi melengkapi proses jual beli dengan bertindak sebagai alat komunikasi pembeli dan penjual. Hal ini terlihat dari adanya informasi terperinci dan spesifik mengenai transaksi yang terjadi.
• Baik PO maupun invoice, keduanya merupakan bukti sah atas keberadaan suatu pemesanan maupun pembelian barang yang terjadi antara pembeli dan penjual. 
• PO dan invoice juga memiliki kekuatan hukum yang mengikat. Di dalam setiap dokumen mengandung unsur perjanjian atas pemesanan dan pembelian yang telah disepakati oleh kedua belah pihak.
• Informasi terkait penyediaan barang atau jasa dalam kedua dokumen ini mempunyai kemiripan. Misalnya, nomor dokumen, tanggal pembuatan, nama perusahaan, daftar barang atau jasa yang dipesan berikut jumlahnya. 
• PO dan invoice sama-sama tercatat dalam manajemen persediaan serta akuntansi. PO dibutuhkan untuk merencanakan dan mengelola persediaan dengan menginformasikan secara detail kepada penjual terkait permintaan mendatang. Invoice berfungsi memantau pembayaran, arus kas, hingga pencatatan keuangan.

Penjelasan perbedaan purchase order dan invoice serta persamaan keduanya menunjukkan bagaimana peran penting dokumen ini dalam transaksi jual beli. Sekalipun keduanya mengacu pada transaksi serupa, mereka mempunyai perbedaan definisi, waktu pengiriman, fungsi, dan isi atau format. 

Memahami perbedaan keduanya akan membantu Anda lebih cermat mengelola berbagai transaksi bisnis. Di sisi lain, pencatatan keuangan pun bisa berlangsung lebih efisien dan efektif karena adanya bukti sah yang menjadi dasar transaksi. Tentu ini jadi isu penting guna menghindari kebingungan, kesalahan, hingga masalah hukum di masa mendatang. 

Nah, untuk melengkapi kemudahan mengelola keuangan bisnis Anda, gunakan Flip for Business sebagai solusi transfer dan menerima pembayaran. Inilah solusi terintegrasi yang bisa menjawab berbagai kebutuhan transaksi bisnis Anda dalam satu platform. 

Flip for Business telah dipercaya oleh ratusan perusahaan dan siap membantu Anda melesatkan bisnis. Sebagai informasi, Anda bisa mengelola berbagai transaksi bisnis dengan aman dan mudah cukup menggunakan satu platform dengan menggunakan Flip for Business.

Layanan-layanan yang bisa Anda gunakan seperti Money Transfer ke 20.000+ tujuan dalam sekali klik dan International Transfer ke 40+ negara dengan nilai tukar up to 50% lebih murah.

Penasaran bagaimana cara kerjanya? Yuk, pakai Flip for Business dan coba sendiri cara kerjanya! Ketuk banner di bawah ini untuk informasi lebih lanjut.