Perlu Dihindari, Ini 5 Masalah dalam Pembayaran Gaji Karyawan

Masalah gaji karyawan tak boleh diabaikan oleh perusahaan. Bila tidak segera ditangani, dapat berpotensi menimbulkan lebih banyak masalah. Di antaranya perusahaan kehilangan kepercayaan dari pegawainya, tingkat produktivitas karyawan menurun, kondisi keuangan terganggu, dan masih banyak lagi.

5 Masalah dalam Pembayaran Gaji Karyawan

Sumber : Pexels

Divisi perusahaan yang pertama kali harus berurusan dengan berbagai masalah dalam pembayaran gaji adalah HRD. Seperti apa kira-kira masalah yang kerap terjadi? Berikut di antaranya:

1. Catatan kurang lengkap

Penggajian membutuhkan pencatatan yang runtun dan jelas. Pencatatan di sini tak hanya soal jumlah gaji yang harus dibayarkan, tapi juga komponen lainnya. Hal ini mencakup jumlah karyawan, potongan gaji dan alasan mengapa harus dipotong, sistem kenaikan upah, dan masih banyak lagi.

Semua komponen tersebut harus masuk dalam pencatatan perusahaan yang biasa disebut sistem payroll. Namun, sistem payroll konvensional masih memerlukan penginputan data secara manual. Bila divisi HRD tidak teliti dalam memasukkan data, proses audit akan menjadi semakin rumit.

Proses audit membutuhkan catatan penggajian perusahaan selama tiga tahun terakhir. Itulah mengapa dokumentasi yang terstruktur dan kredibel sangat penting. Tujuannya tak lain agar semua pihak yang memerlukan catatan pengupahan tak mengalami kesulitan dalam membacanya.

2. Keterlambatan pembayaran gaji

Tak jarang perusahaan mengalami masalah pembayaran gaji karyawan yang disebabkan oleh rendahnya cash flow. Jika sudah seperti ini, perusahaan harus memilih antara mau membayar gaji karyawan atau utang vendor. Kalau memilih yang terakhir, karyawan akan telat menerima upah dan kemungkinan besar akan mendemo perusahaan.

Di sisi lain, perusahaan juga akan terkena denda karena telat membayar pajak karena ada biaya pajak dalam setiap upah karyawan yang harus dibayarkan ke Dirjen Pajak. Nah, masalah telat bayar upah ini bisa disebabkan pula oleh sistem payroll perusahaan. Terutama sistem yang tidak bisa mengotomasi penggajian.

Pihak HRD tak hanya harus melakukan double check, tapi juga repetitive check. Kedua proses ini dilakukan guna memastikan nominal dan penerima upah sudah sesuai. Hal ini justru malah menyebabkan keterlambatan pendistribusian gaji.

3. Tidak memperhatikan peraturan ketenagakerjaan

Regulasi mengenai tenaga kerja kerap mengalami perubahan. Bagi pihak personalia, wajib hukumnya selalu update dengan peraturan terbaru. Khususnya peraturan yang berkaitan dengan penggajian, seperti UMR, UMK, UMP, BPKS Ketenagakerjaan, dan lain sebagainya.

Jangan sampai divisi HRD tidak memperhatikan peraturan yang terbaru. Misalnya, upah karyawan di bawah ketentuan upah minimum. Jika hal tersebut terjadi, karyawan bisa saja melaporkan perusahaan ke dinas tenaga kerja dan perusahaan berpotensi mendapatkan sanksi.

4. Nominal gaji yang ditransfer salah

Salah mentransfer nominal gaji kerap dialami oleh perusahaan dengan sistem payroll manual, lebih tepatnya pada tracking data. Semakin banyak karyawan, semakin kompleks pula proses pelacakan data. Data di sini meliputi lembur, deduction, cuti karyawan, dan lain sebagainya.

Kalau tidak teliti, tim HRD terkadang kekurangan atau kelebihan mentransfer upah. Nah, masalah gaji karyawan ini bisa merugikan perusahaan dan karyawan. Kalau upah kurang, karyawan lah yang merugi. Bila kelebihan, pihak perusahaan lah yang akan mengalami kerugian.

Namun, ada yang lebih parah, yakni karyawan sudah resign tapi masih menerima gaji. Tentu saja ini sudah termasuk kesalahan yang fatal. Orang yang bertanggung jawab atas database karyawan bisa mendapatkan sanksi berat.

5. Layanan payroll terbatas

Mayoritas problematika dalam penggajian karyawan disebabkan oleh sistem payroll yang tidak memadai. Meski sudah ada sistem payroll, perusahaan tetap harus bekerja sama dengan banyak pihak ketiga untuk mendistribusikan upah. 

Semakin banyak pihak yang terlibat, semakin besar pula hambatan dan kesalahan yang kemungkinan dapat terjadi. Apalagi jika sistem payroll-nya tidak bisa diintegrasikan dengan pihak ketiga. Sudah pasti akan lebih rentan terhadap human errors, kebocoran data, salah transfer, dan masalah lainnya.

Tips Kelola Gaji Karyawan

Sumber : Pexels

Mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam penggajian membutuhkan langkah strategis. Khususnya yang harus diterapkan oleh tim personalia. Bukan hanya meningkatkan kualitas SDM, tapi juga pada teknologi yang digunakan.

1. Susun laporan seringkas mungkin

Meski sudah menggunakan software payroll, tim HR masih harus membuat laporan secara manual sebelum dimasukkan ke sistem payroll. Biasanya laporan dibuat menggunakan Microsoft Excel atau program sejenisnya. 

Untuk menghindari kesalahan, laporan penggajian harus dibuat seringkas-ringkasnya. Di dalamnya harus mencakup beberapa komponen, di antaranya:

• jumlah deduction
• upah minimum
• pajak
• potongan gaji
• uang lembur

2. Buat laporan perubahan data

Tips selanjutnya untuk menghindari masalah pembayaran gaji karyawan adalah dengan membuat laporan perubahan data. Dalam pembuatannya harus disertai dengan ceklis untuk mempermudah pembacaan data.

Di dalamnya bisa berisi daftar mengenai pegawai. Di antaranya seperti mana karyawan baru dan mana yang sudah resign, mana karyawan exempt dan mana yang non exempt. Karyawan exempt adalah tenaga kerja yang upahnya tidak ditentukan berdasarkan regulasi ketenagakerjaan. Sementara, karyawan non exempt adalah yang upahnya sesuai dengan peraturan ketenagakerjaan.

Selain itu, data mengenai insentif atau potongan gaji serta perubahan lainnya juga wajib dimasukkan dalam laporan. Tujuannya agar bisa digunakan sebagai referensi apabila ditemukan adanya kesalahan dalam penggajian menggunakan sistem payroll.

3. Gunakan software payroll yang memadai

Tips terakhir adalah dengan memakai sistem payroll dengan fitur-fitur yang memadai. Di antaranya bisa untuk merekam data karyawan, seperti jumlah jam kerja, cuti, jumlah lemburan, dan absensi.

Selain dengan software payroll, pertimbangkan pula untuk menggunakan layanan untuk mengotomasi penggajian. Salah satu yang bisa Anda jadikan pilihan adalah Flip for Business. Layanan dari PT Fliptech Lentera Inspirasi Pertiwi ini ditujukan bagi para pelaku bisnis dan perusahaan.

Dengan menggunakan Flip for Business, Anda bisa mentransfer gaji ke ribuan rekening dalam hitungan menit secara real-time melalui satu platform. Tak perlu khawatir salah transfer, layanan Flip sudah dilengkapi dengan fitur untuk mencegah transfer dobel dan salah tujuan rekening.

Sudah punya sistem payroll sendiri? Flip for Business hadir dengan sistem API yang bisa Anda integrasikan dengan software payroll. Dengan begitu, proses penggajian karyawan menjadi lebih efektif, efisien, dan tentunya beragam masalah gaji karyawan juga dapat terhindarkan. Tertarik menggunakan Flip for Business? Klik banner di bawah ini untuk informasi lebih lanjut.