7 Tips Kontrol Biaya Overhead Agar Bisnis Makin Efisien

Ada banyak jenis biaya dalam menjalankan bisnis manufaktur. Salah satunya adalah biaya overhead yang membutuhkan pengelolaan khusus agar bisnis tetap berjalan. Nah, dalam artikel kali ini kita akan membahas mengenai tips kontrol biaya overhead untuk menunjang efisiensi bisnis Anda.

Sekilas Tentang Biaya Overhead

Sumber : Envato

Overhead adalah semua biaya yang tidak ada hubungannya dengan kegiatan produksi bisnis manufaktur. Biaya overhead pada industri manufaktur juga bisa disebut sebagai biaya tambahan. Bila perusahaan menghentikan aktivitas produksi, pihak perusahaan masih harus menanggung biaya overhead. Contohnya seperti biaya sewa, asuransi, upah karyawan, dan utilitas.

Itulah sebabnya biaya overhead perlu dikontrol. Jika tidak, kinerja perusahaan dapat menurun saat produksi sedang tidak baik. Di sisi lain, biaya overhead juga menjadi sumber penghematan bagi perusahaan untuk tetap menjalankan kegiatan operasionalnya.

7 Tips Mengontrol Biaya Overhead

Sumber : Envato

Overhead pada bisnis manufaktur bisa terjadi secara acak maupun teratur. Selain itu jenisnya juga banyak sehingga membuat perusahaan sering kesulitan untuk mengetahui tingkat efisiensi biaya produksi yang sudah disiapkan. Jika hal ini dibiarkan, maka perusahaan bisa merugi. Itulah sebabnya biaya overhead perlu dikendalikan dengan beberapa cara seperti di bawah ini.

1. Identifikasi semua yang termasuk overhead cost

Langkah pertama adalah mengidentifikasi semua yang termasuk biaya overhead. Untuk hal ini, Anda bisa mencatat semua biaya pada lembar anggaran dan laporan keuangan. Agar lebih mudah, pisahkan biaya overhead sesuai dengan fungsinya. Misalnya biaya untuk pemasaran, SDM, administrasi, dan lain-lain.

Setelah itu, hitung seluruh biaya tersebut sesuai dengan jangka waktunya. Sekilas, langkah ini memang agak sedikit kompleks. Namun justru akan memudahkan Anda dalam menyeleksi biaya-biaya overhead yang perlu dihilangkan, dihilangkan atau dikurangi.

2. Koordinasi dengan semua kepala divisi

Tips kontrol biaya overhead yang selanjutnya adalah bekerjasama dengan semua kepala divisi. Mereka adalah orang-orang yang paling paham soal kegiatan departemen yang mereka pimpin. Mereka juga yang akan membantu Anda dalam mengendalikan biaya overhead.

Anda bisa meminta semua kepala divisi untuk menunjukkan rencana anggaran per tahun. Selanjutnya, evaluasi masing-masing anggaran untuk mengetahui apakah biaya yang dimasukkan sudah efektif atau belum. Setelah itu, mintalah bantuan kepada kepala divisi untuk mencari tahu bagaimana caranya mengurangi biaya tanpa ada yang harus dikorbankan.

3. Susun sistem pembelian secara rinci

Langkah ketiga adalah membuat alur atau sistem pembelian secara rinci. Untuk hal ini, Anda bisa menunjuk satu orang yang cukup kompeten untuk mengontrol setiap pembelian sebelum disetujui. Dengan begitu, orang tersebut bisa melacak ke mana anggaran biaya dikeluarkan.

Sebelum menyetujui pembelian, Anda bisa menganalisis dulu besar kecilnya biaya yang dibutuhkan. Selain itu Anda juga bisa menawarnya guna menekan pengeluaran. Dengan begitu, biaya overhead menjadi lebih mudah dikendalikan.

4. Tetapkan bujet sesuai dengan masing-masing divisi

Tips berikutnya adalah dengan menetapkan anggaran untuk setiap divisi pada suatu perusahaan. Cara ini perlu dilakukan agar perhitungan overhead cost menjadi lebih akurat sehingga kegiatan operasional bisnis tidak terhambat.

Masing-masing divisi pastinya sudah menyusun rencana anggaran mereka. Tugas Anda di sini adalah mencocokkan anggaran yang ada dengan realisasi masing-masing biaya yang dimasukkan.

Dari data tersebut, Anda bisa mendapatkan kemudahan dalam mengontrol biaya pada periode berikutnya. Hal ini juga akan mendorong masing-masing divisi untuk lebih bertanggung jawab atas setiap pengeluaran mereka.

5. Sampaikan pada karyawan mengenai pengurangan biaya overhead

Bila tips kontrol biaya overhead di atas sudah Anda lakukan, kemungkinan ada biaya yang harus Anda kurangi. Sebelum melakukan pengurangan, sampaikan pada karyawan mengenai tujuan dari pengurangan ini. Pertimbangkan pula untuk berdiskusi dengan mereka untuk mendapatkan cara yang tepat guna menekan biaya overhead.

Misalnya, Anda berdiskusi langsung dengan karyawan yang mengoperasikan peralatan produksi. Kemungkinan mereka memiliki ide cemerlang untuk mengurangi biaya overhead tanpa harus mengorbankan kegiatan manufaktur.

Anda juga bisa melakukan evaluasi karyawan secara langsung. Tujuannya untuk mengetahui apakah ada tim atau individu yang secara masif memengaruhi efisiensi kegiatan manufaktur. Selanjutnya, Anda bisa mendiskusikannya dengan kepala divisi untuk dilakukan proses identifikasi lebih lanjut.

6. Lakukan perawatan aset perusahaan 

Peralatan dan mesin produksi adalah aset penting milik perusahaan manufaktur. Dengan melakukan pemeliharaan rutin, Anda ikut meminimalkan potensi terjadinya kerusakan alat. Tindakan ini termasuk salah satu pendekatan proaktif untuk mempermanjang usia aset produksi perusahaan.

Dengan rutin menjaga peralatan produksi, bisa dipastikan alat-alat yang ada bisa bekerja secara efisien. Dengan kata lain, Anda bisa menekan biaya untuk melakukan perbaikan atau membeli peralatan baru. Pada akhirnya, pengeluaran biaya overhead perusahaan bisa dikurangi secara signifikan.

7. Tingkatkan manajemen inventori

Inventori pada perusahaan manufaktur tak bisa disamakan dengan perusahaan dagang dan jasa. Pada umumnya, inventori bisnis manufaktur terdiri dari bahan baku, produk jadi, dan produksi dalam proses.

Apabila inventori pada perusahaan berlebihan, maka perusahaan harus menanggung banyak biaya. Di antaranya biaya modal kerja, penyimpanan inventori, asuransi, pajak, dan masih banyak lagi.

Sebaliknya bila perusahaan kekurangan inventori, maka perusahaan akan kehilangan banyak penjualan. Selain itu juga tidak akan bisa melakukan produksi karena kurangnya bahan baku. Alhasil, daya saing perusahaan pun akan menurun.

Untuk mengatasi kelebihan dan kekurangan inventori, perusahaan harus meningkatkan sistem manajemen inventori. Salah satunya dengan menggunakan software khusus untuk membantu mengontrol stok inventori secara real-time. 

Kesimpulan

Jadi bisa disimpulkan bahwa biaya overhead adalah semua biaya yang tidak ada kaitannya dengan proses produksi perusahaan manufaktur. Meski begitu, biaya ini dapat memengaruhi proses produksi baik secara positif maupun negatif. Sebab itu, biaya overhead harus dikontrol agar tidak berdampak buruk pada kondisi keuangan dan kegiatan produksi perusahaan.

Selain dengan mengontrol biaya overhead, Anda bisa meningkatkan operasional perusahaan menggunakan Flip for Business dari Flip. Layanan ini dapat mendorong efektivitas dan efisiensi transaksi bisnis Anda hanya dalam satu platform. Anda dapat melakukan transaksi real-time sehingga transaksi ke beragam tujuan dapat selesai lebih cepat hingga 3x lipat. Mau tahu bagaimana cara kerjanya? Klik banner di bawah ini!