Apa itu Manajemen Pembelanjaan: Pengertian dan Cara Meningkatkannya

Para pemilik dan pemimpin bisnis cenderung fokus pada pertumbuhan pendapatan karena menganggap hal tersebut sebagai indikator kesuksesan. Namun, perusahaan yang tumbuh cepat maupun lambat sama-sama mendapatkan keuntungan lewat efisiensi pengeluaran, baik itu dari waktu, uang, maupun sumber daya. Karena itulah, manajemen pembelanjaan menjadi komponen penting dalam bisnis yang perlu Anda perhatikan.

Pentingnya manajemen pembelanjaan dalam bisnis berkaitan erat dengan kemampuan perusahaan dalam menghemat pembelanjaan. Simak ulasan lengkapnya berikut ini. 

Sumber : Envato

Apa Itu Manajemen Pembelanjaan?

Manajemen pembelanjaan mengacu pada serangkaian praktik bisnis lewat dukungan perangkat lunak yang digunakan untuk melacak, mengelola, dan menganalisis hubungan dan pengeluaran pemasok dalam perusahaan. Ini termasuk membuat kontrak besar dengan vendor utama, membeli perlengkapan kantor sehari-hari, hingga perjalanan bisnis karyawan.

Manajemen pembelanjaan bisnis mengintegrasikan dan mengotomatisasi aktivitas pengeluaran yang sebelumnya dilakukan lewat beberapa perangkat lunak. Tujuan dari manajemen pembelanjaan adalah untuk mengoptimalkan nilai dari pengeluaran perusahaan sambil menurunkan biaya (terutama biaya pengadaan) dan memitigasi risiko keuangan serta meningkatkan hubungan dengan pemasok.

Perlu diingat bahwa pembelanjaan bisnis itu sifatnya ada yang operating dan ada yang non-operating. Ada yang sifatnya tetap atau variabel. Setiap subkategori yang tercantum di bawah ini bisa dilacak dan dianalisis secara terpisah dengan menggunakan perangkat lunak manajemen pembelanjaan.

• Biaya operasional: Biaya operasional adalah biaya berkelanjutan yang dikeluarkan untuk menjalankan bisnis sehari-hari secara normal
• Biaya non operasional: Biaya non operasional adalah pengeluaran bisnis yang tidak terkait dengan kegiatan inti bisnis seperti bunga, pajak, kerugian dan biaya penurunan nilai
• Biaya tetap: Biaya tetap mengacu pada biaya yang tidak bervariasi dengan kenaikan atau penurunan jumlah barang yang dijual atau layanan yang diberikan. Biaya ini harus dibayar terlepas dari bagaimana aktivitas bisnis berjalan
• Biaya variabel: Biaya variabel adalah biaya perusahaan yang berfluktuasi secara proporsional dengan berapa banyak jumlah produksi atau penjualan perusahaan.

Mengapa Manajemen Pembelanjaan Itu Penting?

Manajemen pembelanjaan dalam bisnis itu penting karena bisa membawa sejumlah manfaat kepada perusahaan. Beberapa di antaranya adalah:

Meningkatkan Produktivitas dan Efisiensi

Manajemen pembelanjaan bisa menghemat banyak waktu kerja tim. Otomatisasi pengadaan akan mempercepat alur kerja serta meminimalisasi human error. Ini memungkinkan karyawan untuk fokus pada aktivitas tingkat tinggi yang mampu membawa bisnis ke level berikutnya.

Analisis manajemen pembelanjaan yang terperinci dan real-time juga memungkinkan para pemimpin memprediksi skenario pembelanjaan, memanfaatkan tren yang ada dalam data pembelanjaan serta membandingkan kinerja internal. Semuanya adalah hal penting yang berkontribusi dalam peningkatan kemajuan bisnis.

Negosiasi yang Lebih Baik dengan Supplier

Sistem manajemen pembelanjaan mengumpulkan data internal dan eksternal dalam jumlah yang besar terkait supplier. Ini bisa membantu membuat rekomendasi yang tepat sekaligus membantu tim pengadaan untuk melakukan negosiasi kesepakatan yang lebih baik dengan supplier.

Misalnya saja, sistem dapat menampilkan notifikasi yang menunjukkan peringatan bahwa rekan dari industri lain mengalami keterlambatan pengiriman barang atau ada suplai dari vendor tertentu yang mengalami kerusakan. Dengan menggunakan data yang berasal dari seluruh komunitas, perangkat manajemen pembelanjaan akan memberikan peringatan dan rekomendasi yang mengarahkan pada pengambilan keputusan yang lebih baik.

Peluang Penghematan Biaya

Lewat data yang diperoleh dan dikategorikan lewat manajemen pembelanjaan, tanggung jawab dan peran untuk setiap departemen maupun individu terhadap pengeluaran perusahaan menjadi lebih jelas. Perangkat lunak manajemen pembelanjaan juga membuka area baru untuk menghemat biaya. 

Contohnya saja, memberikan informasi terkait peluang untuk mengkonsolidasikan vendor, membantu karyawan agar tetap bekerja sesuai anggaran dan menghentikan munculnya tagihan palsu sebelum dibayar.

Memitigasi Risiko

Perangkat lunak manajemen pembelanjaan akan membantu memantau transaksi untuk melacak kinerja keuangan dan kredibilitas vendor. Dengan memberikan visibilitas terkini kepada pemasok, Anda bisa memitigasi potensi ancaman terhadap perusahaan. Ini juga akan membantu memastikan kepatuhan terhadap kebijakan pengendalian internal serta syarat audit eksternal demi menjaga reputasi bisnis agar tetap baik di mata regulator atau badan pengawas.

Cara Mengoptimalkan Manajemen Pembelanjaan dalam Bisnis

Karena manajemen pembelanjaan itu sangat penting, Anda membutuhkan serangkaian taktik untuk meningkatkan proses pengelolaan belanja perusahaan Anda. Beberapa langkah tersebut antara lain adalah:

Identifikasi Pengeluaran dan Belanja Perusahaan

Langkah pertama yang harus Anda lakukan adalah mengidentifikasi sumber pengeluaran perusahaan yang meliputi pengeluaran langsung dan tidak langsung. Ini melibatkan pengumpulan pesanan pembelian, tanda terima barang, faktur dari supplier dan data pembayaran supplier.

Jangan sampai ada kesalahan dalam proses ini. Langkah ini bisa jadi tugas yang sangat membosankan. Karena itu, ada baiknya Anda berinvestasi dengan membeli perangkat lunak manajemen belanja yang mampu mencatat pengeluaran secara digital dan real-time.

Pusatkan Data Pengeluaran

Setelah Anda mendata semua sumber pengeluaran, kumpulkan semua informasi ini di database pusat. Otomasi bisa membantu Anda menyimpan catatan pengeluaran atau Anda bisa memasukkan semua data pengeluaran tersebut ke dalam spreadsheet digital. Apapun itu, pastikan Anda menyerahkan tugas ini kepada orang yang bertanggung jawab.

Verifikasi Data

Data yang dikumpulkan dan disimpan harus terverifikasi dan bersih. Ini membutuhkan sejumlah langkah kerja seperti menghapus data yang terduplikasi, memperbaiki kesalahan ejaan dan memastikan bahwa semua data pembelanjaan dicatat dalam satu satuan mata uang.

Membersihkan dan memverifikasi basis data Anda akan menjadi validasi bahwa data yang Anda gunakan untuk membuat keputusan penting perusahaan merupakan data yang benar-benar akurat.

Buat Kategori Pembelanjaan

Biaya bisa muncul dalam berbagai bentuk. Penting bagi perusahaan untuk membuat kategori untuk masing-masing pembelanjaan yang selaras dengan tujuan perusahaan. Misalnya saja pembelanjaan yang berupa iklan, kontrak dengan supplier, gaji karyawan dan lain sebagainya. Pengelompokan ini akan membantu untuk lebih memahami semua informasi pengeluaran yang sudah Anda kumpulkan.

Dengan memahami manajemen pembelanjaan dan strategi meningkatkannya, Anda memiliki peluang untuk memajukan bisnis Anda.

Cara lain yang bisa Anda lakukan untuk memajukan bisnis adalah dengan menggunakan solusi transfer pembayaran yang andal untuk bisnis yakni Flip for Business. Bersama Flip for Business, segalanya akan menjadi lebih mudah.