Petty Cash: Pengertian, Manfaat, Contoh Penggunaan, dan Pengelolaannya

Petty cash atau kas kecil merupakan dana yang kerap digunakan ketika membutuhkan pengeluaran mendadak. Kas kecil tercatat sebagai judul buku besar pada akun aktiva lancar yang menerangkan tentang laporan jumlah kas kecil perusahaan. Biasanya jumlah kas kecil ini bervariasi, tergantung kebijakan perusahaan. 

Pengertian Petty Cash 

Sumber : Bisniz

Sebenarnya, kata “Petty” berasal dari Bahasa Perancis “Petit” yang berarti kecil.  Petty cash adalah uang tunai yang tersedia dalam jumlah kecil oleh perusahaan untuk membayar pengeluaran insidental. Dana ini biasanya disimpan di laci atau kotak terkunci. Meskipun tersedia cek sebagai alat pembayaran, perusahaan hanya menggunakannya untuk membayar biaya operasional bisnis dan pengeluaran dengan nominal besar lainnya. 

Kas kecil merupakan bagian yang tak terpisahkan dalam manajemen pengeluaran perusahaan atau suatu bisnis. Di perusahaan besar, setiap departemen biasanya memiliki kas kecilnya tersendiri. Jumlahnya pun bervariasi. Meskipun dapat digunakan kapan saja, penggunaan kas kecil harus sepengetahuan orang yang diberi wewenang dan dicatat dalam jurnal laporan keuangan. 

Persyaratan Kas Kecil

Penggunaan kas kecil memang dapat mengantisipasi kebutuhan mendesak. Namun, bukan berarti siapa pun dapat mengakses kas kecil. Perusahaan akan menerapkan kontrol ketat mengenai pengelolaan kas kecil. Biasanya, perusahaan akan menunjuk dan memercayakan akses serta pengelolaan kas kecil ke satu atau beberapa individu. 

Perlu dicatat bahwa uang tersebut hanya boleh digunakan untuk kegiatan yang berkaitan dengan operasional perusahaan. Orang yang dipercaya mengakses kas kecil bertanggung jawab untuk mengumpulkan seluruh tanda terima penggunaan dana dan membuat laporan keuangan.  

Adapun komponen kas kecil, meliputi:

• Uang tunai
• Prosedur pengambilan
• Metode pengelolaan
• Pencatatan pembukuan

Manfaat Petty Cash 

Sumber : Envato

Lantas, apa saja manfaat penggunaan kas kecil? Berikut uraiannya.

Mempermudah Pelayanan

Melayani klien ketika mengadakan rapat atau pertemuan penting lainnya adalah suatu keharusan. Keberadaan kas kecil memudahkan pembelian kudapan berupa makanan ringan maupun utama tanpa harus menunggu persetujuan pencairan dana yang menghabiskan banyak waktu. 

Makin baik pelayanan terhadap klien, makin kuat relasi bisnis. Pelayanan yang baik juga mendongkrak citra perusahaan dan meningkatkan kepercayaan klien. Bahkan, bukan mustahil perusahaan akan mendapatkan calon klien potensial lainnya di masa depan.

Meringkas Prosedur Pencairan

Kegiatan operasional sehari-hari sering memunculkan beragam biaya nominal kecil yang harus segera dipenuhi. Lantaran sifatnya mendesak, Anda tidak bisa menggunakan prosedur pencairan yang memerlukan proses panjang. Untuk mengatasi hal ini, setiap divisi dianjurkan untuk menyimpan kas kecil. Keberadaannya dapat meringkas prosedur pencairan dan membantu pemenuhan biaya tak terduga yang datang tiba-tiba. 

Melancarkan Bisnis 

Kelancaran kegiatan bisnis dan proses usaha akan terganggu ketika perusahaan gagal memenuhi kebutuhan mendesak. Mengingat prosedur pencairan dana tergolong panjang dan membutuhkan waktu lama, alangkah bijak apabila Anda menyediakan kas kecil untuk mengantisipasi kebutuhan mendesak.   

Membantu Tugas Manajer 

Seorang manajer memiliki tugas untuk menjaga kelancaran divisi yang dipimpinnya. Meskipun manajer dapat menalangi kebutuhan perusahaan dengan uang pribadinya, proses pencairan rembes membutuhkan waktu selama beberapa hari. Keberadaan kas kecil membantu manajer menjalankan tugasnya dengan lebih efektif dan efisien waktu.

Lebih Mudah Mengelola Pengeluaran 

Adanya kas kecil memudahkan perusahaan mengendalikan pengeluaran yang bersifat mendesak. Meskipun nominal kecil, pengeluaran dalam jumlah banyak akan menghabiskan uang perusahaan. Namun, keberadaan kas kecil yang mudah dicatat ke pembukuan membuat keuangan perusahaan tetap stabil dan terkendali.

Contoh Penggunaan Petty Cash 

Adapun contoh penggunaan petty cash, antara lain:

• Pembelian materai.
• Membayar biaya angkut.
• Membayar pesanan makanan untuk klien. 
• Mengganti uang karyawan untuk pembelian alat tulis kantor.
• Pembelian karangan bunga untuk peresmian kantor cabang.
• Pembelian parsel buah untuk manajer yang sakit.
• Untuk rembes kebutuhan karyawan yang dipakai untuk operasional dalam jumlah kecil.

Pengelolaan Petty Cash

Kendati kas kecil ditujukan untuk pengeluaran yang bersifat mendesak dengan nominal kecil, pengeluaran tersebut perlu dicatat untuk menjaga keuangan perusahaan. Pengelolaan kas kecil terdiri dari dua metode, yakni:

Imprest Fund System (Metode Tetap)

Metode tetap merupakan pencatatan kas kecil dengan saldo yang tidak mengalami perubahan dalam satu periode. Ciri-ciri metode tetap, antara lain:

• Ketika pengeluaran kas terjadi, pencatatan tidak dilakukan secara langsung. Pengguna hanya perlu mengumpulkan bukti transaksi dan menyerahkan kepada pemegang akses kas kecil. 
• Pencatatan pembukuan baru dilakukan ketika dana kas kecil hampir habis. Pencatatan ini dilakukan berdasarkan kumpulan bukti transaksi.
• Apabila jumlah kas kecil kurang dari nominal yang ditentukan setiap minggunya, pemegang akses dapat melakukan pengajuan pengisian sebesar nominal pengeluaran. Untuk mempercepat proses, pemegang akses kas kecil harus melampirkan laporan pembukuan serta bukti transaksi. 

Fluctuating Fund System (Metode Fluktuatif)

Metode Fluktuatif merupakan kebalikan dari metode tetap. Artinya, jumlah uang kas kecil selalu berubah menyesuaikan kebutuhan. Perusahaan yang menerapkan metode fluktuatif harus melakukan pengecekan secara berkala. Tugas ini diserahkan kepada pemegang akses kas kecil. Tujuannya agar uang kas kecil selalu tersedia ketika dibutuhkan sewaktu-waktu.

Ciri-ciri metode fluktuatif, antara lain:

• Nominal dana kas kecil yang tersedia akan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
• Jumlah pengisian ulang kas kecil tidak harus sama dengan nominal saldo awal. Dalam hal ini, nominal pengisian ulang bisa lebih besar atau justru lebih kecil.
• Pembentukan maupun pengisian ulang dana kas kecil dicatat di akun debit.
• Bukti pengeluaran kas kecil akan dicatat ke buku jurnal kas kecil dengan mendebit akun terkait penggunaan kredit. 

Demikianlah informasi mengenai petty cash yang perlu diketahui. Keberadaan kas kecil memang memudahkan pembelian maupun pembayaran nominal kecil secara mendesak. Untuk pembayaran kebutuhan bisnis mulai dari vendor hingga mitra bisnis yang lebih mudah dan cepat,  Flip for Business siap jadi solusi terbaik bisnis Anda. Lewat berbagai produk Flip for Business, Anda dapat menyelesaikan transaksi bisnis ke lebih dari 20.000 tujuan dalam satu klik.

Daftar dan langsung coba Flip for Business untuk transfer ke rekening domestik/internasional, atau tanyakan semua informasinya langsung pada tim kami. Semoga bermanfaat!