Apa yang Dimaksud dengan Kartu Utang? Simak Pengertian, Fungsi dan Contohnya

Dalam aktivitas harian kita, utang kerap dianggap sebagai sesuatu yang negatif. Namun, bagi sebuah perusahaan, utang sangat penting untuk mendukung perkembangan bisnis. Tidak hanya perusahaan, negara-negara di berbagai belahan dunia pun menggunakan utang untuk bisa meningkatkan pertumbuhan perekonomiannya. Karena itulah, perusahaan harus mengelola kartu utang dengan baik agar tidak mengalami kerugian.

Apa yang dimaksud dengan kartu utang? Apa fungsi pencatatan kartu utang? Bagaimana contoh kartu utang? Kita akan membahas secara lengkap mengenai hal tersebut dalam artikel berikut ini!

Pengertian Kartu Utang

Dalam istilah akuntansi bahasa Inggris, kartu utang disebut dengan account payable subsidiary ledger atau buku besar pembantu utang usaha. Kartu utang sendiri merupakan sebuah catatan yang menampilkan riwayat transaksi dan jumlah utang tertentu yang dimiliki perusahaan kepada vendor dan pemasok.

Utang dagang pada dasarnya merupakan perpanjangan kredit yang diberikan pemasok kepada bisnis (atau pembeli dalam aktivitas transaksi) waktu untuk melakukan pembayaran suplai. Kartu utang ini membantu mencatat semua utang dagang yang dimiliki oleh perusahaan. Biasanya jangka waktu pembayaran dilakukan dalam 30, 60 atau 90 hari tergantung kesepakatan antara perusahaan dengan pemberi utang.

Kartu utang bisa disebut sebagai perpanjangan atau perluasan dari buku besar umum yang berisi catatan transaksi keuangan selama periode tertentu. Keberadaannya akan memudahkan perusahaan melakukan pelacakan pada utang yang mereka miliki.

Dalam kartu utang dagang biasanya ada sejumlah informasi terkait kreditor seperti pemasok atau vendor. Informasi ini termasuk nama, riwayat transaksi yang pernah dilakukan serta data-data lain yang diperlukan. Saat menyiapkan kartu utang, ada beberapa hal yang perlu diingat, yakni setiap kartu hanya dipakai untuk satu kreditur saja dan untuk satu termin pembayaran. Denda keterlambatan pembayaran dan pajak juga telah ditentukan.

Sumber pencatatan dalam kartu utang adalah pengeluaran kas dan jurnal pembelian. Beberapa berkas yang digunakan sebagai dasar dalam pencatatan transaksi dalam kartu utang adalah:

• Faktur untuk pembelanjaan yang dilakukan secara kredit
• Memo kredit yang jadi bukti transaksi pembelian secara retur
• Kuitansi untuk bukti pengeluaran kas.

Bisa disimpulkan bahwa kartu utang adalah kartu yang dipakai untuk mencatat nilai terutang dari transaksi belanja perusahaan yang dilakukan secara kredit. Dari kartu ini, Anda bisa memperoleh informasi apakah utang perusahaan sudah dibayar sesuai jumlah dan tanggal jatuh temponya. Dalam setiap periode akuntansi, kartu utang juga menjadi sumber informasi mengenai laporan posisi saldo utang serta waktu jatuh temponya.

Fungsi Kartu Utang

Kalau Anda pernah melakukan pencatatan keuangan pribadi, seperti itulah kira-kira fungsi kartu utang. Kalau dalam catatan keuangan pribadi ada daftar pengeluaran dan pemasukan beserta tanggalnya, dalam buku utang, catatan yang dimuat adalah mutasi utang dagang, apakah ada pengurangan atau penambahan utang kepada setiap kreditor.

Fungsi lain dari adaya buku utang adalah:

• Membantu perusahaan untuk melakukan kontrol internal dan audit akun lewat informasi saldo utang kepada setiap kreditor
• Memastikan catatan keuangan dalam buku besar ditulis dengan benar dan tidak ada kekeliruan
• Membantu penyusunan saldo terutang serta biaya/pembelanjaan yang belum lunas untuk masing-masing kreditur
• Mempermudah proses pelacakan pembayaran utang
• Menjadi bukti pembayaran utang perusahaan sekaligus pengingat waktu jatuh tempo pembayaran utang.

Contoh dan Format Kartu Utang

Setiap perusahaan memiliki format kartu utang yang berbeda-beda, tergantung kebutuhan. Namun yang terpenting adalah Anda harus memastikan bahwa semua komponen utang masuk di dalam kartu utang tersebut. Misalnya saja informasi mengenai nama kreditor, tanggal transaksi, debit, kredit serta saldo utang dan nomor rekening kreditor.

Untuk lebih memahami formatnya, simak contoh kartu utang berikut ini!

PT …

KARTU UTANG

Nama Kreditor :
Alamat :
Syarat Pembayaran :
No. Rekening :
Bank :
A/N :

Keterangan:

• PT: lengkapi dengan nama perusahaan yang menerbitkan atau yang memiliki kartu utang tersebut
• Nama kreditor: berisi informasi perusahaan yang menyediakan layanan utang atau kredit. Satu kartu utang hanya boleh memuat informasi utang pada satu kreditor saja
• Alamat: informasi mengenai alamat kreditor atau vendor yang ditulis dengan lengkap mulai dari jalan, RT dan RW, kecamatan sampai provinsi dan kode pos daerah setempat
• Syarat pembayaran: di dalamnya terdapat informasi mengenai detail pembayaran termasuk metode yang disepakati bersama beserta rincian diskon –jika ada untuk setiap transaksi yang dilakukan
• Nomor rekening: adalah nomor rekening bank miliki kreditor yang digunakan oleh pemilik kartu utang untuk melakukan pembayaran
• Bank: jenis bank yang dipakai oleh kreditor
• A/N: berisi nama PIC (person in charge) atau penanggung jawab dari kreditor. PIC bisa berisi dengan nama perorangan maupun nama perusahaan
• Tanggal: menjelaskan waktu transaksi baik untuk aktivitas pembelian, pembayaran maupun pelunasan cicilan kredit
• Keterangan: kolom ini menjelaskan tentang rincian transaksi yang dilakukan serta informasi lain yang berkaitan dengan hal tersebut
• Nomor bukti: nomor ini memuat data pembayaran maupun pembelian yang dilakukan oleh perusahaan kepada vendor. Anda bisa mengisinya dengan nomor nota pembayaran, kuitansi maupun nota pembelian
• Pembelian: berisi nilai uang yang dibayarkan untuk setiap transaksi pembelanjaan barang maupun jasa
• Pembayaran: nilai nominal pembayaran untuk setiap kali cicilan atau saat pelunasan
• Saldo: merupakan nilai sisa utang perusahaan yang jumlahnya akan berkurang setiap ada pembayaran cicilan.

Jika ada hal-hal lain yang menurut Anda penting untuk disertakan dalam kartu utang, Anda tentu bisa menambahkan kolom informasi lain sesuai dengan kebutuhan.

Setelah memahami tentang pengertian kartu utang, fungsi, komponen, serta contoh formatnya, semoga Anda bisa menjalankan usaha dengan lebih baik. Jangan lupa gunakan Flip for Business untuk transaksi keuangan yang lebih praktis dan efisien. Cek informasi lengkapnya di sini.