Apa Itu Open Door Policy dan Cara Menerapkannya

Open door policy adalah salah satu kebijakan dalam perusahaan yang dapat mendukung lingkungan kerja dengan suasana kondusif dan nyaman sehingga berdampak pada produktivitas individu di dalamnya.

Pada dasarnya open door policy merupakan upaya untuk mendukung komunikasi yang optimal dalam tubuh sebuah perusahaan. Berikut ulasan selengkapnya mengenai apa itu open door policy berikut peran penting, manfaat, serta cara untuk menerapkannya dalam perusahaan.

Pengertian Open Door Policy 

Secara harfiah, open door policy berarti kebijakan pintu terbuka. Istilah ini melambangkan komunikasi—pintu kerap diasosiasikan dengan batas, penghalang. Dengan demikian, pintu yang terbuka melambangkan komunikasi yang lebih terbuka—dalam konteks ini adalah antarindividu dalam perusahaan, khususnya antara karyawan dan manajer atau pemimpin.

Open door policy merupakan kebijakan yang mendorong karyawan untuk bisa lebih aktif dalam berkomunikasi dengan atasan. Adapun atasan yang dimaksud tidak terbatas pada atasan langsung, tetapi juga hingga level manajemen eksekutif.

Walau begitu, implementasi open door policy di tiap perusahaan boleh jadi berbeda-beda seperti dari teknis pelaksanaannya. Hal ini seharusnya tidak menjadi sebuah masalah selama tidak hanya sekadar menjadi formalitas dan betul-betul disepakati untuk mencapai transparansi dan komunikasi dalam perusahaan yang lebih baik.

Pentingnya Open Door Policy 

Tanpa adanya open door policy, konflik di dalam tim akan lebih sering terjadi. Komunikasi yang tidak lancar akan membuat masing-masing individu hanya menyimpan keresahannya sendiri dan dapat menjadi bom waktu yang berisiko lebih besar.

Tak cuma produktivitas tenaga kerja yang berkurang dan berdampak pada produktivitas perusahaan, kondisi ini yang dibiarkan dapat memengaruhi tingkat turnover karyawan. Karyawan yang merasa tidak nyaman akan memilih untuk keluar dari perusahaan untuk mendapat tempat kerja lain dengan kultur dan lingkungan yang lebih suportif.

Hilangnya seorang karyawan dapat menghambat kinerja tim. Saat mendapat orang pengganti pun, perlu ada penyesuaian ritme tim. Makin banyak jumlah karyawan yang mengajukan pengunduran diri, makin besar kepincangan perusahaan dan tantangan untuk mencapai tujuan yang direncanakan.

Manfaat Open Door Policy 

Melansir dari Hubspot, sebuah studi ada jaringan restoran nasional dengan karyawan lebih dari 7.500 menunjukkan penurunan tingkat turnover hingga 32% dan menghemat US$1,6 juta per tahun dengan mengizinkan karyawan mereka menyampaikan suara pada perusahaan.

Kesuksesan ini juga sangat mungkin terjadi pada perusahaan dengan menerapkan open door policy. Berikut adalah beberapa manfaat open door policy dalam mendukung keberhasilan optimal perusahaan.

Menumbuhkan Diskusi yang Sehat

Open door policy mendorong tiap individu untuk dapat menyampaikan gagasan dan opininya sehingga menimbulkan lingkungan kerja yang ramah dan mendorong komunikasi sehat. Karyawan tidak merasa sungkan dan ragu-ragu dalam bersuara sehingga suasana cair alih-alih kaku dan menegangkan.

Kondisi tersebut mendorong diskusi yang nyaman dan sehat sehingga dapat. Ide-ide segar untuk mendorong pertumbuhan perusahaan pun akan lahir.

Meminimalkan Konflik

Keterbukaan jadi kunci penting dalam beraktivitas dalam sebuah tim dengan nyaman. Open door policy meminimalkan rasa tidak betah karyawan karena memendam sendiri kekesalan atau ketidakpuasan.

Selain itu, permasalahan yang terjadi juga bisa selesai lebih cepat. Dialog akan membantu menemukan titik tengah atau solusi atas isu yang terjadi sehingga tak perlu berlarut-larut dan manghambat kinerja.

Meningkatkan Kerja Sama

Perusahaan dan karyawan saling membutuhkan, pun demikian karyawan dan atasan. Maka dari itu, saling menghormati dan menghargai berperan penting dalam menjaga hubungan dan kerja sama di antara keduanya.

Open door policy akan membuat karyawan merasa dihargai dan dihormati karena adanya kesempatan untuk didengar. Kebijakan ini pun membuka kesempatan para atasan untuk lebih mengenal individu di dalam timnya sehingga menemukan cara terbaik untuk melakukan pendekatan dan bekerja sama.

Cara Menerapkan Open Door Policy 

Sejarah open door policy Indonesia sendiri sudah mulai ada sekitar tahun 1800-an. Kala itu, kebijakan ini masih lebih umum digunakan dalam konteks ekspansi perdagangan di zaman kolonial Belanda. 

Kini, open door policy berkembang lebih luas, termasuk dalam menjalankan perusahaan dan bisnis. Berikut adalah beberapa cara yang bisa Anda lakukan untuk menerapkan open door policy untuk perkembangan bisnis lebih cepat dan optimal.

Buat Handbook

Mulailah dengan membuat handbook alias buku pegangan. Dokumen ini berisi hal-hal terkait open door policy perusahaan, mulai dari tujuan hingga mekanisme pelaksanaannya yang dapat diakses oleh setiap individu dalam perusahaan.

Komunikasikan dengan Seluruh Tim

Pastikan seluruh anggota tim memahami maksud dan tujuan dari adanya kebijakan ini. Komunikasikan dengan jelas bagaimana cara kerjanya dan apa dampak atau benefitnya bagi masing-masing anggota tim dengan adanya open door policy.

Tetapkan Batasan

Bagaimanapun, terbukanya pintu komunikasi bukan berarti menghapuskan seluruh batasan yang justru dapat mengganggu keharmonisan dan produktivitas kerja. Karena itu, tetapkan batasan dengan jelas seperti prosedur, waktu, dan hal-hal terkait lainnya.

Implementasikan

Terakhir, pastikan bahwa open door policy tidak hanya sebatas formalitas dalam perusahaan Anda. Untuk mendukung implementasi yang optimal, Anda bahkan bisa membuat beberapa program khusus.

Beberapa contoh di antaranya adalah sesi one on one secara rutin antara atasan dengan anggota tim. Anda juga bisa memberi akses karyawan untuk berinteraksi langsung dengan HR atau bahkan tingkat manajemen eksekutif melalui beberapa prosedur. Tak lupa, lakukan evaluasi berkala untuk melihat efektivitas program tersebut.

Open door policy adalah upaya untuk mendukung terciptanya komunikasi dalam perusahaan yang lancar sehingga melahirkan lingkungan kerja yang nyaman dan kondusif. Melalui kebijakan ini, diharapkan anggota tim dapat berproduktivitas secara optimal.

Selain itu, diskusi sehat yang terbentuk antara anggota tim dan pimpinan dapat melahirkan gagasan baru yang mendukung pertumbuhan perusahaan. Pada akhirnya, open door policy membantu perusahaan mencapai tujuannya dengan lebih efektif dan efisien.