Cara Praktis Membuat Invoice Bisnis

Bagi Anda yang memiliki bisnis dengan aktivitas jual beli, istilah invoice tentu sudah tidak asing lagi. Ketika melakukan transaksi, pembeli akan menerima invoice dari penjual. Lalu, apa sebenarnya invoice itu? Untuk lebih memahami apa yang dimaksud dengan invoice, manfaat dan cara pembuatannya, simak ulasan lengkapnya berikut ini!

Apa Itu Invoice? Dalam bahasa Indonesia, invoice juga bisa disebut dengan faktur. Invoice sendiri merupakan dokumen yang berisi penagihan dari penjual kepada pembeli untuk barang dan jasa yang sudah diterima. Invoice juga disebut sebagai lembar penagihan yang menunjukkan semua informasi tentang semua transaksi. Di dalam invoice biasanya terdapat beberapa informasi termasuk: 

• Jumlah barang atau jasa yang disediakan 
• Tarif yang dikenakan 
• Total biaya 
• Deskripsi transaksi agar pelanggan tahu apa yang mereka bayar 
• Kapan dan bagaimana tagihan harus dibayar

Invoice berbeda dengan quotation atau kutipan. Quotation berisi perkiraan biaya sementara invoice menunjukkan waktu aktual yang dibutuhkan dan biaya aktual dari suatu pekerjaan atau transaksi. Bagi konsumen, invoice artinya adalah faktur pembelian. Sementara bagi pemasok atau penjual, invoice artinya adalah faktur penjualan. 

Fungsi lain dari invoice adalah sebagai pengingat jika pelanggan atau konsumen belum membayar Anda. Semakin besar perusahaan dan semakin banyak supplier yang bekerja sama dengan Anda, semakin besar kemungkinan Anda akan kehilangan jejak pembayaran. Karena alasan itulah invoice menjadi sesuatu yang penting untuk menunjukkan kepada konsumen kapan mereka harus membayar Anda. 

Anda bisa menentukan payment term sesuai dengan kebutuhan. Lamanya bisa 7 hari, 14 hari, atau bahkan sebulan, tergantung bagaimana kesepakatan antara Anda dengan pembeli. Invoice harus dibuat dengan akurat, deskriptif, dan tepat waktu. Ini sangat penting untuk menjaga arus kas yang stabil untuk bisnis Anda. 

Manfaat Invoice untuk Bisnis 

Invoice adalah dokumen komersial penting yang menjadi dasar pembayaran dalam bisnis oleh klien untuk layanan atau produk yang sudah mereka terima dari Anda. Ada berbagai manfaat penggunaan invoice dalam bisnis antara lain: 

1. Membantu Bisnis Anda Mendapatkan Pembayaran Tepat Waktu Memantau arus kas produk atau layanan yang Anda sediakan adalah kerumitan yang dialami oleh sebagian besar bisnis. Adanya invoice akan membantu Anda mengatasi masalah ini. Invoice berisi rincian penting termasuk tanggal jatuh tempo pembayaran, cara pembayaran, rincian penjualan serta nilai barang atau jasa yang diberikan. Ini akan memfasilitasi pembayaran yang lebih cepat di pihak pembeli. 
2. Membantu Pelacakan Sangat penting untuk melacak tanggal pada invoice dan tagihan untuk memastikan semua pembayaran dilakukan tepat waktu. Klien atau pelanggan Anda juga bisa melacak invoice apa yang perlu segera ditindaklanjuti untuk menghindari denda karena keterlambatan pembayaran. 
3. Sebagai Instrumen Pencatatan Jika ada perbedaan atau selisih penghitungan mengenai tagihan tertentu, invoice bisa menjadi bukti untuk melacaknya. Bisnis dan perusahaan biasanya menyimpan semua catatan transaksi yang mereka lakukan selama bertahun-tahun untuk menghindari masalah yang tidak diinginkan seperti ini. Selain masalah dengan klien, invoice juga bisa menjadi bukti jika ada masalah hukum yang muncul. Isi invoice termasuk tanggal, nilai invoice, dan lain sebagainya, terbukti sangat penting bagi perusahaan yang menghadapi tuntutan hukum atas transaksi tertentu. Tanda tangan pelanggan yang tertera pada invoice juga bisa menjadi bukti validasi yang membantu dalam kasus terkait.

Cara Buat Invoice Sendiri!

Pembuatan invoice sebenarnya bisa dilakukan sendiri, sesuai dengan kebutuhan. Hal terpenting yang harus Anda perhatikan adalah memastikan semua informasi yang diperlukan tercantum di dalam invoice. Simak langkah-langkah buat invoice berikut ini! 

1. Buat invoice Anda terlihat profesional. Anda bisa menggunakan word processor seperti Microsoft Excel. Bisa juga dengan mengunduh template invoice yang tersedia di internet. Beberapa program juga tersedia untuk membuat invoice dengan lebih mudah 
2. Pastikan Anda menuliskan ‘invoice’ dengan jelas di bagian paling atas dokumen. Ini akan membuat dokumen yang Anda kirimkan stand out dan klien lebih mudah melakukan tindak lanjut lewat pembayaran 
3. Nama perusahaan dan informasi lain. Detail mengenai perusahaan Anda dan perusahaan klien termasuk nama, alamat dan PIC (Person in Charge) juga harus ditulis dengan jelas 
4. Tuliskan detail mengenai produk baik itu layanan atau barang yang ingin Anda tagihkan. Deskripsinya tidak perlu panjang, tapi pastikan cukup rinci agar klien tahu untuk apa mereka membayar. Kalau invoice kurang jelas, maka ada kemungkinan penundaan pembayaran 
5. Jangan lupa sertakan tanggal. Tanggal yang dimaksud ada dua yakni tanggal kapan Anda menyerahkan produk (supply date), dan tanggal kapan invoice dibuat. Anda bisa menambahkan supply date ke deskripsi barang atau jasa Anda dan menambahkan tanggal pembuatan faktur di atas nama, alamat atau detail kontak perusahaan Anda 
6. Tuliskan jumlah total yang harus dibayarkan. Jika ada diskon, tuliskan dengan jelas dan kurangi dari jumlah total pembayaran 
7. Tuliskan payment terms dengan jelas. Meskipun di awal Anda mungkin sudah punya perjanjian pembayaran tertentu dengan klien, tidak ada salahnya menuliskannya pada lembar invoice. Jadi kalau Anda mengharapkan pembayaran dilakukan dalam beberapa hari ke depan, pastikan Anda menuliskannya juga pada invoice. 

Setelah invoice selesai dibuat, saatnya untuk mengirimkannya kepada klien. Cara paling cepat dan mudah untuk melakukannya adalah lewat email. Lampirkan file invoice dalam format PDF yang tidak bisa diedit. Sertakan juga deskripsi yang jelas termasuk penulisan kata ‘invoice’ pada subject dan badan email. 

Setiap pelanggan mungkin memiliki cara berbeda untuk menindaklanjuti invoice yang mereka terima. Kalau memang ada informasi atau data tertentu yang harus disertakan agar Anda bisa mendapatkan pembayaran dengan cepat, masukkan ke dalam email/invoice yang akan Anda kirimkan.