Cara Meningkatkan Efisiensi Kerja Tim Finance Agar Lebih Optimal

Tim finance merupakan salah satu bagian yang memiliki peran penting dalam suatu perusahaan. Peran tim finance pada transaksi bisnis adalah mengatur urusan keuangan perusahan, mulai dari mencatat pengeluaran, mengelola pemasukan, memantau alur kas, hingga melakukan pembayaran transaksi. 

Karyawan yang termasuk dalam tim finance harus memiliki ketelitian yang tinggi. Tim finance juga perlu memiliki wawasan yang luas dan pengetahuan tentang ekonomi, akuntansi, matematika, dan administrasi. Ilmu-ilmu tersebut dibutuhkan dalam menjalankan pekerjaan sebagai tim finance. 

Area Kerja Tim Finance 

Karena adanya peran tim finance pada transaksi bisnis, perusahan bisa semakin maju dan berkembang. Lalu, apa saja tugas dan tanggung jawab tim finance di perusahaan? Penjelasannya berikut ini. 

Melakukan Eksekusi Pembayaran Tagihan 

Dalam melakukan aktivitas operasionalnya, perusahaan pasti bertransaksi dengan pihak lain. Ketika perusahaan membeli bahan baku atau bahan pendukung lain untuk keperluan produksi, timbul tagihan yang harus dibayar. Bukan hanya itu, tagihan juga bisa berasal dari penggunaan listrik, sewa tempat, dan penggunaan jasa lainnya. Tugas tim finance adalah mewakili perusahaan untuk mengeksekusi pembayaran tagihan. 

Mengecek Laporan Keuangan 

Tugas tim finance selanjutnya adalah memastikan kebenaran laporan keuangan yang diterima oleh perusahaan. Jika ada bagian dari laporan tersebut yang tidak sesuai dengan fakta di lapangan, tim finance bertugas untuk menelusuri dan melakukan investigasi. Karena itu, laporan keuangan yang telah melewati tim finance merupakan gambaran kondisi finansial perusahaan yang sesungguhnya. Dengan menggunakan laporan tersebut, manajemen bisa mengambil keputusan yang tepat. 

Melakukan Budgeting dan Analisis 

Area tim kerja tim finance lainnya adalah membuat budgeting serta analisis keuangan perusahaan. Prinsip utama budgeting dalam perusahaan adalah pengeluaran yang sekecil-kecilnya untuk mendapatkan pemasukan yang sebesar-besarnya. Rencana budgeting tersebut kemudian disampaikan kepada manajemen untuk disetujui. Rekomendasi dari tim finance terkait keuangan merupakan bahan pertimbangan yang penting bagi manajemen saat mengambil keputusan. Pasalnya, rekomendasi budgeting tersebut dibuat dari analisis yang menyeluruh dan valid atas kondisi perusahaan. 

Implementasi CMS di Perusahaan 

Cash Management System (CMS) atau Sistem Manajemen Kas adalah layanan perbankan bagi nasabah yang bukan perorangan, tetapi instansi atau korporasi. Dengan menggunakan CMS, perusahaan dapat melakukan pengelolaan keuangan dengan efektif secara real-time dan online. CMS dapat diakses dengan menggunakan komputer atau laptop maupun dengan gawai seperti ponsel pintar atau tablet. Namun, untuk melakukan hal ini, perangkat-perangkat tersebut harus terhubung dengan internet. 

Dengan sistem CMS, transaksi yang dilakukan oleh perusahaan akan menjadi lebih efisien. Selain itu, risiko keamanan seperti pencurian atau perampokan juga bisa diminimalkan. Namun, untuk menerapkan CMS dalam perusahaan, perlu ada prosedur maker and checker, yaitu pembuat transaksi dan peneliti kebasahan transaksi. 

Tantangan Tim Finance 

Dalam menjalankan perannya sebagai tim finance, tentu ada sejumlah tantangan yang lazim dihadapi. Tantangan tersebut harus diatasi agar pekerjaan berjalan dengan lancar. Apa saja di antaranya? 

Proses yang Membutuhkan Ketelitian 

Tim finance berkutat dengan data dan angka yang sangat banyak. Jika catatan yang dibuat melenceng dari fakta di lapangan, laporan tersebut dapat dianggap tidak valid. Apabila ketidaksesuaian terjadi terus-menerus dan tidak segera diperbaiki, dampaknya bagi perusahaan akan semakin besar. 

Sangat Berpengaruh Terhadap Keputusan Bisnis 

Hasil pekerjaan tim finance memiliki pengaruh yang sangat besar terhadap kemajuan perusahaan. Pasalnya, data-data tersebut nantinya digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk mengambil keputusan penting dalam perusahaan. Apabila keputusan ditentukan berdasarkan data yang tidak tepat, perusahaan bisa mengalami kerugian atau masalah. 

Menganalisis Data yang Belum Pernah Diolah 

Tantangan yang harus dihadapi oleh tim finance adalah harus mampu menganalisis data yang sebelumnya belum pernah diolah. Untuk melakukan ini dibutuhkan pengalaman dan pengetahuan yang memadai. Karena itu, sumber daya manusia yang menjadi bagian tim finance harus andal dan memiliki kemampuan terbaik. 

Contoh Otomatisasi Transaksi Bisnis 

Untuk memudahkan pekerjaan tim finance, penting untuk menerapkan otomatisasi dalam transaksi bisnis. Otomatisasi adalah menggunakan teknologi untuk melakukan pekerjaan yang sebelumnya merupakan pekerjaan manusia. Berkaitan dengan pekerjaan tim finance, penerapan otomatisasi bukan hal yang mustahil dilakukan. 

Otomatisasi berguna untuk menciptakan efisiensi kerja tim finance. Waktu yang dimiliki bisa digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan lain yang tidak bisa digantikan oleh mesin. Contoh otomatisasi transaksi bisnis adalah terkait dengan pembayaran tagihan. Perusahaan dapat melakukan pembayaran tagihan secara rutin dengan aplikasi tertentu sehingga terhindar dari kendala seperti lupa membayar. Otomatisasi juga bisa dilakukan pada pencatatan laporan keuangan. Selain bisa kerja efisien, tim finance memiliki peluang melakukan kesalahan yang lebih kecil dengan menggunakan metode ini. 

Contoh Kasus 

Otomatisasi dapat dilakukan pada aktivitas yang dilakukan secara rutin dan berulang. Membayar tagihan bulanan seperti tagihan listrik dapat diatasi dengan otomatisasi transaksi. Hal ini karena mesin dapat mengingat suatu aktivitas yang tidak membutuhkan pertimbangan tertentu. 

Otomatisasi juga dapat diterapkan pada pekerjaan yang bersifat mengakibatkan bahaya bagi pelakunya. Tidak seperti manusia, mesin tidak merasakan dan mengalami dampak maupun efek dari pekerjaan yang berbahaya tersebut. Jadi, mengusahakan efisiensi kinerja tim finance sangat penting dalam suatu perusahaan. Tujuannya supaya hasil yang diperoleh menjadi lebih optimal dan tim finance dapat berkontribusi secara maksimal bagi perusahaan. 

Untuk melakukan efisiensi, penggunaan teknologi sangat penting. Baik yang terkait dengan CMS maupun otomatisasi transaksi bisnis, semuanya membuat pekerjaan tim finance menjadi lebih ringan. Seluk-beluk mengatasi kendala yang dialami oleh tim finance untuk meningkatkan efisiensi kinerjanya dapat dibaca melalui Ebook berjudul Efisiensi Kinerja Tim Finance dengan Otomatisasi Transaksi Bisnis. Anda juga dapat memahami pentingnya peran tim finance pada transaksi bisnis setelah membacanya. Download bukunya secara gratis dan mudah di sini. Semoga bermanfaat!