5 Langkah Meningkatkan Efektivitas dan Efisiensi Perusahaan

Setiap pekerjaan pasti memiliki beban kerja tertentu yang membuat karyawan terbebani. Akibatnya kinerja karyawan menjadi kurang maksimal dan perusahaan pun tidak bisa beroperasi secara efektif dan efisien. Padahal efisiensi dalam suatu perusahaan merupakan hal yang krusial. 

Pentingnya Efektivitas dan Efisiensi Perusahaan 

Sebelum membahas tentang cara meningkatkan efektivitas dan efisiensi perusahaan, pertama mari kita ulas dulu pentingnya efektivitas dan efisiensi dalam sebuah perusahaan. 

Diakui atau tidak, sebesar apapun skala suatu perusahaan, produktivitas merupakan hal penting dan tidak bisa diabaikan. Bahkan meskipun perusahaan tersebut tergolong sukses, efektivitas dan efisiensi harus diperhatikan. Apalagi di tengah persaingan bisnis yang semakin kompetitif setiap tahunnya. 

Tanpa adanya kualitas ini dan pemahaman tentang makna efisiensi, sebuah bisnis bisa saja tersingkir oleh para pesaing dan kesulitan memperoleh pasar yang diinginkan. Inilah mengapa, untuk memajukan bisnis meningkatkan strategi pemasaran bukan satu-satunya cara. Kita juga bisa memperbaiki produktivitas melalui peningkatan efektivitas dan efisiensi perusahaan dari segala faktor, mulai dari lapisan SDM paling atas hingga paling bawah. 

Cara Meningkatkan Efektivitas dan Efisiensi Perusahaan 

Melihat betapa pentingnya efektivitas dan efisiensi suatu perusahaan, tentu membuat kita ingin tahu bagaimana cara yang tepat agar hal ini bisa diwujudkan. Sebagai referensi, berikut beberapa cara meningkatkan efektivitas dan efisiensi perusahaan yang bisa kita jadikan panduan: 

1. Mempromosikan Kultur Terbuka 

Diakui atau tidak, masih banyak perusahaan yang menggunakan budaya eksklusivitas. Artinya, tidak semua hal diketahui oleh karyawan atau mereka yang tidak terlibat langsung. Jadi segala kebijakan dan keputusan ada di tangan pemilik atau stock holder. Padahal dalam praktiknya, segala plus minus kebijakan yang diterapkan akan dirasakan oleh karyawan bukan para pimpinan. Hal ini tentu membuat kinerja karyawan kurang efektif karena mereka tidak tahu kemana arah perusahaan. Inilah mengapa untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi, diperlukan kultur terbuka di sebuah perusahaan. 

Terbuka artinya, segala kebijakan dan keputusan yang dibuat sudah seharusnya mempertimbangkan kepentingan bersama. Terutama kebijakan yang melibatkan karyawan. Bahkan kalau perlu, buatlah survei kecil-kecilan untuk meminta pendapat karyawan terhadap kebijakan yang akan diterapkan. Meskipun begitu, tidak semua hal harus kita ungkapkan pada karyawan. Ada beberapa hal yang memang disimpan untuk kepentingan eksekutif. 

2. Membagi Pekerjaan 

Cara selanjutnya adalah membagi pekerjaan. Diakui atau tidak, masih banyak perusahaan yang membebankan beberapa pekerjaan ke satu karyawan saja dengan alasan penghematan bujet. Meskipun mungkin biaya yang dikeluarkan memang bisa dihemat, tetapi hal semacam ini akan membuat produktivitas perusahaan menurun. 

Jadi daripada repot-repot menghemat bujet, lebih baik tingkatkan potensi penghasilan perusahaan dengan mendelegasikan sebuah pekerjaan ke beberapa karyawan atau divisi. Dengan kerja sama yang baik, pekerjaan tersebut bisa diselesaikan dengan baik pula sehingga efektivitas serta efisiensi perusahaan meningkat. Bukan tidak mungkin, produktivitas perusahaan juga meningkat sehingga berkembang menjadi lebih baik dan menghasilkan lebih banyak lagi. 

3. Membuat Analisa Proses Karyawan 

Cara meningkatkan efektivitas dan efisiensi perusahaan yang ketiga adalah membuat analisa proses karyawan. Analisa proses karyawan dikenal pula dengan istilah job analysis. Pada proses ini, kita akan menguji, mengukur, dan menentukan tugas serta tanggung jawab karyawan agar mereka bisa menyelesaikan tugasnya secara efektif.

Analisa proses karyawan bisa dilakukan secara rutin setiap tahun sebelum melakukan rolling atau memindahkan mereka ke divisi yang sesuai. Dengan melakukan job analysis, kita bisa meningkatkan produktivitas perusahaan karena setiap divisi diisi oleh orang-orang yang tepat dan paham dengan jobdesk mereka. 

4. Menggunakan Sistem Satu Pintu 

Selanjutnya, untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas perusahaan kita perlu sistem satu pintu. Sistem ini tidak hanya bisa diterapkan dalam pendelegasian tugas, tetapi juga pada manajemen keuangan. Apalagi salah satu prinsip administrasi keuangan perusahaan adalah efisiensi. 

Dengan sistem satu pintu, segala sesuatu akan lebih efektif dan efisien karena tidak melibatkan terlalu banyak orang atau divisi. Sistem satu pintu bukan berarti monopoli. Kebijakan yang dibuat tetap harus sesuai dengan kepentingan bersama. Tujuan utama adanya sistem satu pintu adalah, supaya segala hal tetap terkontrol dan tidak di luar kendali. 

5. Mengukur Target 

Setiap perusahaan, baik skala kecil ataupun besar pasti memiliki target. Untuk memastikan agar segala sesuatu bisa berjalan efektif dan efisien, kita butuh target yang bisa diukur. Fungsi utama target adalah sebagai patokan. Untuk mencapai patokan tersebut, kita bisa membagi pekerjaan ke pos-pos yang sesuai dan melakukan upaya yang tepat. 

Hal ini juga berlaku pada efektivitas dan efisiensi keuangan. Dibutuhkan target yang jelas, bisa diukur, dan masuk akal agar kondisi keuangan perusahaan sesuai dengan harapan. Penentuan target sendiri bisa berdasarkan hasil produksi periode sebelumnya, potensi pasar, atau tinggi rendahnya minat konsumen terhadap produk. Jadi sebelum menentukan target, sebaiknya lakukan survei terlebih dahulu agar target tersebut benar-benar bisa dicapai. Sebaiknya, buat target masuk akal dan sesuai dengan kapasitas produksi.

Bagaimana, tertarik untuk menerapkan cara meningkatkan efektivitas dan efisiensi perusahaan? Selain cara di atas, kita juga bisa meningkatkan produktivitas perusahaan dengan melakukan digitalisasi di beberapa bidang. Diakui atau tidak, digitalisasi di era internet seperti saat ini cukup efektif dalam meningkatkan produktivitas perusahaan terutama dalam hal keuangan. 

Kita bisa memanfaatkan platform digital untuk membantu memudahkan setiap lini pekerjaan secara efektif. Salah satu aplikasi yang dapat membantu perusahaan dalam menyelesaikan setiap transaksi keuangan dengan mudah adalah Flip for Business. 

Platform ini memungkinkan kita untuk mentransfer uang dari atau ke bank manapun secara gratis tanpa biaya administrasi. Memanfaatkan teknologi terkini, Flip for Business menawarkan banyak fitur bermanfaat lain yang tidak hanya bermanfaat untuk individu tetapi juga entitas yang lebih besar seperti perusahaan. 

Mengingat zaman sekarang semua membutuhkan waktu yang cepat, keberadaan Flip for Business tentu sangat membantu meringankan pekerjaan dan membuat kita lebih menghemat waktu. Jadi, pastikan untuk menggunakan Flip for Business jika ingin perusahaan memiliki efektivitas dan efisiensi yang lebih baik lagi, ya. Semoga bermanfaat