Untuk menjalankan sebuah bisnis yang sukses dan efisien, Anda perlu melakukan pengelolaan keuangan dengan baik, termasuk setiap pengeluaran perusahaan. Di antara sekian banyak pengeluaran, pembayaran SaaS (Software-as-a-service) adalah area utama yang penting untuk diperhatikan.
SaaS payment management atau manajemen pembayaran SaaS bisa jadi hal sulit, terlebih jika perusahaan Anda tidak dilengkapi dengan tools yang tepat. Dalam artikel ini kita akan membahas lebih jauh mengenai apa itu SaaS payment management dan kenapa perusahaan Anda harus memilikinya.
Apa Itu SaaS Payment Management?
SaaS payment management adalah metode untuk mengelola semua pengeluaran bisnis yang berasal dari langganan atau subscription SaaS bisnis Anda. Langganan ini berlaku untuk bisnis yang membutuhkan akses ke perangkat lunak atau tools tertentu tanpa harus menginstal dan mengelola perangkat lunak secara internal.
Sebaliknya, perangkat lunak ini disediakan oleh perusahaan pihak ketiga yang dapat memberi Anda akses lewat koneksi cloud, menangani semua masalah pembaruan dan setting yang dibutuhkan. Dengan cara ini, bisnis Anda bisa memiliki akses penuh terhadap layanan tersebut. Beberapa contoh aplikasi yang bisa Anda akses lewat internet dengan menggunakan metode ini adalah Google Suite dan Dropbox. Dengan kemungkinan biaya berlangganan yang berbeda, Anda mungkin membutuhkan software khusus yang memungkinkan Anda melakukan pemantauan, perubahan serta meninjau setiap pembayaran SaaS lewat serangkaian fitur yang akan memudahkan Anda.
Kenapa Anda Membutuhkan SaaS Payment Management
Tools SaaS payment managemet sangat penting bagi setiap bisnis yang ingin menerapkan proses efektif dalam setiap pengelolaan aspek pembayaran SaaS mereka. Ada beberapa manfaat dari SaaS payment management yang bisa Anda peroleh:
1. Insight Mengenai Pembayaran yang Esensial
Perangkat lunak SaaS payment management dapat memberi Anda informasi pembayaran yang penting. Dengan begitu Anda bisa terus mendapatkan informasi tentang bagaimana cara mengelola keuangan dengan lebih baik serta melakukan penghematan jika dibutuhkan. Perangkat lunak ini akan menggunakan semua data yang dikumpulkan dari setiap transaksi dan menyajikannya menjadi data yang lebih mudah dipahami berdasarkan langganan SaaS Anda saat ini.
Misalnya, perangkat lunak SaaS payment management dapat memberi informasi mengenai pembayaran SaaS yang paling mahal yang Anda gunakan saat ini. Selanjutnya, Anda juga akan diberi saran alternatif yang lebih murah yang bisa dicoba. Hal ini memungkinkan untuk terus menggunakan semua layanan SaaS yang Anda butuhkan sembari menghemat pengeluaran untuk alternatif lain yang lebih ramah di kantong.
2. Membantu Mengontrol Pengeluaran
Perangkat lunak SaaS payment management yang Anda gunakan juga akan dilengkapi dengan berbagai macam kontrol pengeluaran yang berbeda. Ini akan membantu tetap disiplin dalam hal pengeluaran untuk setiap biaya berlangganan dan melakukan penyesuaian biaya kapan saja Anda mau.
Misalnya saja, software bisa membantu Anda menetapkan batasan pengeluaran untuk setiap biaya berlangganan. Jadi, ketika ada kenaikan harga atau layanan menghabiskan biaya yang lebih besar dari anggaran di bulan tertentu, Anda akan segera diberi tahu. Selanjutnya, Anda bisa melakukan penyesuaian yang dibutuhkan.
Anda juga bisa mengunci kartu ke vendor SaaS yang sudah dipilih. Dengan demikian, masalah atau penyesuaian apa pun dengan penyedia software SaaS langganan tidak akan berpengaruh pada sisa subscription Anda. Ini akan memberi Anda kendali penuh atas semua pengeluaran terkait SaaS serta membantu menyesuaikan bujet dengan kebutuhan masing-masing bagian bisnis Anda.
3. Menciptakan Alur Kerja Pembayaran SaaS yang Lebih Efisien
Manfaat lainnya dari penggunaan perangkat lunak SaaS payment management adalah dapat menyederhanakan alur kerja dari pembayaran SaaS. Ini akan menciptakan proses pengelolaan setiap transaksi yang lebih mudah dan efisien waktu. Ada banyak fitur otomatis yang tersedia di perangkat lunak Anda. Misalnya saja kemampuan untuk menyelesaikan rekonsiliasi pembayaran secara otomatis lewat satu klik saja. Dengan cara ini, Anda dapat memiliki sistem manajemen yang akurat dan aman tanpa kerumitan serta waktu rekonsiliasi yang manual. Adanya SaaS payment management juga memungkinkan Anda memiliki proses persetujuan untuk setiap subscription, sehingga setiap karyawan yang meminta pembayaran harus mengirimkannya dulu kepada Anda atau manajemen terkait untuk mendapatkan persetujuan. Namun, kalau mau, ini juga bisa diotomatisasi sesuai dengan preferensi Anda agar alur pembayaran jadi lebih praktis dan mudah.
Hal-hal yang Harus Dipertimbangkan Sebelum Menggunakan SaaS Payment Management
Selain berbagai keuntungan di atas, ada berbagai hal yang juga perlu Anda pertimbangkan sebelum memutuskan untuk menggunakan SaaS payment management. Hal-hal tersebut antara lain:
1. SaaS Payment Management Tidak Mencakup Aspek Lain dari Pengeluaran Perusahaan
Salah satu kelemahan menggunakan manajemen pembayaran SaaS adalah perangkat ini hanya mencakup untuk pengeluaran yang berhubungan dengan layanan SaaS yang Anda gunakan saja. Bisnis Anda pasti memiliki pembayaran lain yang muncul di berbagai departemen dan solusi ini tidak akan bisa memperhitungkannya saat melakukan analisis.
Jika menginginkan solusi yang menyeluruh, Anda mungkin perlu mempertimbangkan untuk menerapkan perangkat lunak manajemen pengeluaran (spend management software). Perangkat lunak ini bisa digunakan untuk semua pengeluaran perusahaan, bukan hanya yang berkaitan dengan pembayaran SaaS saja.
2. Kinerja dan Layanan Tergantung pada Perusahaan Penyedia Software
Tantangan lain yang perlu dipertimbangkan dari solusi manajemen pembayaran SaaS adalah efektivitasnya yang sangat bergantung pada penyedia yang dipilih. Jika penyedia layanan yang Anda pilih, maka berisiko akan menghabiskan biaya besar untuk perangkat lunak yang tidak sepenuhnya mengoptimalkan pengeluaran SaaS Anda.
Karena itu, pastikan Anda melakukan riset mengenai perangkat lunak solusi manajemen pembayaran SaaS terbaik yang ada di pasaran. Temukan layanan unggul yang mampu memberikan solusi terbaik bagi bisnis Anda.
Pembayaran SaaS adalah aspek yang penting bagi banyak bisnis. Melakukannya dengan cara yang manual tentu akan sangat merepotkan. Dengan menggunakan perangkat lunak manajemen pembayaran yang tepat, Anda akan mendapatkan solusi sempurna untuk bisnis Anda. Tidak hanya untuk memantau, mengontrol dan menganalisis semua pengeluaran, tetapi juga membuatnya jadi lebih efisien untuk bisnis Anda.
