Aplikasi Laporan Keuangan: Pengertian Hingga Alasan Mengapa Itu Penting

Sebuah survei global yang dilakukan oleh BlackLine, Inc. pada 2019 lalu menemukan bahwa ketidakakuratan data keuangan bisa membawa dampak negatif bagi suatu bisnis, seperti merusak reputasi perusahaan secara signifikan, mempengaruhi kemampuan perusahaan dalam mengamankan investasi, meningkatkan utang, dan mengakibatkan denda atau hukuman. 

Merujuk pada survei tersebut, tentunya teknologi aplikasi laporan keuangan sangat dibutuhkan untuk memastikan pencatatan transaksi bisnis dan aset perusahaan dilakukan secara akurat dan mudah. Oleh karenanya, mari mengulik lebih jauh soal apa itu software laporan keuangan, tips memilih, serta mengapa itu sangat penting untuk bisnis Anda. 

Sumber : Envato

Pengertian Aplikasi Laporan Keuangan 

Aplikasi laporan keuangan adalah jenis software pembukuan yang dapat membantu perusahaan dalam mengotomatiskan pengumpulan data keuangan dan melacak tren yang dapat memengaruhi sasaran bisnis dengan lebih akurat. Perangkat lunak tersebut juga memungkinkan tim keuangan untuk melacak dan menganalisis arus kas masuk/keluar guna mengidentifikasi kondisi arus kas perusahaan saat ini dan di masa mendatang.

Dalam praktiknya, laporan keuangan sendiri dapat memberi pemilik bisnis visibilitas dan wawasan yang lebih luas terkait cara kerja bisnis mereka. Pun, laporan keuangan sangat diperlukan untuk memberi para pemilik usaha dan stakeholders informasi yang mereka butuhkan saat hendak membuat suatu keputusan. Karena itu, keakuratan data adalah kunci dalam menyusun laporan keuangan yang baik. 

Cara Memilih Aplikasi Laporan Keuangan yang Andal 

Menawarkan banyak manfaat dalam pencatatan dan pengelolaan aset perusahaan, memilih aplikasi pembukuan usaha kecil ataupun untuk bisnis berskala besar tentunya tidak boleh sembarangan. Untuk itu, simak tips berikut ini. 

Pilih software yang sesuai dengan bujet Anda

Harga software laporan keuangan itu bervariasi. Biaya tersebut biasanya ditentukan berdasarkan jumlah fitur yang disediakan oleh perangkat lunak. Artinya, makin banyak fitur yang diberikan, makin tinggi biaya yang perlu Anda bayarkan untuk membeli software tersebut. Karena itu, pertimbangkan juga bujet perusahaan ketika hendak membeli sebuah aplikasi pelaporan keuangan. 

Pilih software pembukuan yang mudah digunakan

Membeli aplikasi yang membuat Anda justru harus bekerja ekstra untuk memahaminya tentu bukan solusi terbaik. Sebaliknya, carilah software yang dapat memberikan fitur yang mudah dimengerti atau dijalankan. Bahkan, bagi orang yang tidak ahli dalam urusan keuangan sekalipun, semua fitur dalam software harus bisa membuat mereka paham saat hendak menjalankannya. 

Beli perangkat lunak keuangan yang memiliki fitur sesuai kebutuhan perusahaan

Saat hendak membeli perangkat lunak untuk kebutuhan akuntansi, sebaiknya buat daftar terlebih dahulu tentang fitur-fitur yang memang dibutuhkan oleh perusahaan Anda. Dengan demikian, semua fitur dapat terpakai secara optimal dan Anda tidak perlu mengeluarkan banyak dana untuk membeli software dengan fitur yang sebetulnya tidak dibutuhkan perusahaan. Beberapa fitur umum yang mungkin Anda temukan pada software laporan keuangan, antara lain fitur membuat atau melacak faktur, membayar vendor, penyusunan laporan keuangan, mengintegrasikan rekening bank, merekam riwayat pelanggan, dan masih banyak lagi. 

Pastikan aplikasi yang dibeli menyediakan dukungan layanan pelanggan yang berkualitas dan sigap

Anda tentunya akan memiliki beberapa pertanyaan dan juga membutuhkan bantuan untuk memahami perangkat lunak yang baru dibeli. Saat hal itu terjadi, pemilik bisnis pasti ingin mendapatkan dukungan layanan pelanggan yang cepat dan mudah dihubungi. Karena itu, saat memilih aplikasi laporan keuangan untuk perusahaan, sebaiknya tanyakan beberapa pertanyaan terkait support service yang diberikan penyedia software pembukuan yang hendak Anda sewa jasanya. Berikut ini misalnya:

• Apakah support service yang diberikan sifatnya gratis, atau apakah ada biaya tambahan setiap kali Anda menghubungi tim teknisi mereka?
• Apakah mereka berada di zona waktu yang sama dengan Anda? Jika tidak, sebaiknya ketahui tentang detail tersebut sehingga Anda bisa menghubungi mereka dengan mudah dan cepat. 
• Apakah support service mereka tersedia dalam beberapa opsi? Misalnya saja, penyedia aplikasi tersebut dapat dengan mudah dihubungi melalui telepon, email, atau chat online. 

Mengapa Aplikasi Laporan Keuangan Itu Penting?

Setelah mengetahui beberapa tips dalam memilih aplikasi pembukuan usaha kecil ataupun berskala besar untuk bisnis, berikut ini beberapa alasan mengapa itu sangat penting untuk dimiliki.

Meminimalkan terjadinya human error 

Risiko Human error lebih mudah terjadi dalam penyusunan laporan keuangan yang dilakukan secara manual. Apalagi, jika data yang harus dikelola sangat banyak, sedangkan waktu dan sumber daya yang ada tergolong terbatas. Tentunya, dengan memanfaatkan berbagai fitur dalam software pembukuan, Anda bisa mengelola data keuangan dengan lebih mudah, cepat, dan tentunya terhindar dari kesalahan human error yang bisa berakibat fatal terhadap keakuratan hasil laporan finansial perusahaan. 

Membuat proses kerja jadi lebih efisien

Pemilik bisnis tentu berharap bahwa semua pekerjaan di perusahaannya dapat diselesaikan secara tepat, tanpa perlu menghabiskan terlalu banyak waktu, tenaga, dan biaya. Efisiensi tersebut bisa didapat jika Anda menggunakan aplikasi laporan keuangan karena perangkat lunak ini menyediakan sistem yang sudah terotomatisasi. Dengan demikian, penyusunan laporan keuangan bisa dilakukan dengan cepat dan akurat. Sebagai contoh, penghitungan biaya bisa Anda lakukan dengan memasukkan data dan hasilnya akan otomatis muncul dalam hitungan detik. 

Data keuangan Anda bisa diakses secara real-time

Dalam praktiknya, software laporan keuangan umumnya memanfaatkan sistem penyimpanan berbasis cloud. Dengan begitu, semua data keuangan di perusahaan bisa diakses siapa pun yang berwenang dan juga dilakukan kapan saja secara real-time. Pun, dengan adanya teknologi tersebut, pengerjaan laporan keuangan bisa dilakukan secara simultan oleh beberapa orang sekaligus. Pemilik bisnis juga dapat memantau pengerjaan laporan tersebut secara langsung. Jadi, saat didapati kesalahan dalam pengelolaan data pada laporan keuangan perusahaan, itu bisa segera diperbaiki atau diperbarui oleh staf finance. 

Pengelolaan data keuangan perusahaan jadi lebih akuntabel

Pengelolaan keuangan yang akuntabel sangat sulit dicapai jika itu dilakukan secara manual. Hal ini karena tingkat kecermatan dan kedisiplinan yang sangat tinggi dibutuhkan untuk meraihnya, dan itu akan sangat sulit dicapai jika hanya mengandalkan manusia untuk melakukannya. Berbeda dengan mesin, yang memang dari awal dirancang untuk bisa bekerja secara cermat, disiplin, dan konsisten, berbagai faktor bisa mempengaruhi kinerja manusia saat mengelola data keuangan. Itulah mengapa, teknologi seperti software pembukuan begitu dibutuhkan untuk memastikan akuntabilitas laporan keuangan tetap terjaga. 

Demikian ulasan seputar aplikasi laporan keuangan dan berbagai alasan penting untuk menerapkannya pada bisnis. Jangan lupa untuk mulai transaksi bisnis yang lebih aman dan praktis lewat Flip for Business.